Okresowe przeglądy dokumentacji zgodnie z ustawą o rehabilitacji – jak prawidłowo je przeprowadzać?

Zgodnie z art. 2b ust. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, pracodawcy są zobowiązani do dokonywania okresowych przeglądów przydatności przetwarzania danych osobowych. Przepisy te nakładają również obowiązek przechowywania dokumentów przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych. W praktyce pojawiają się liczne wątpliwości dotyczące prawidłowego przeprowadzania takich przeglądów oraz ustalania okresów przechowywania poszczególnych dokumentów, takich jak: orzeczenia o stopniu niepełnosprawności byłych pracowników, wnioski pracowników o pomoc indywidualną wraz z załącznikami (np. faktury za leki, recepty, faktury za badania, kopie dowodów rejestracyjnych pojazdów itp.), IPR-y i załączona do nich dokumentacja po ich zamknięciu, wnioski wraz z dokumentacją składane do US i PFRON w ramach ubiegania się o zaświadczenia o pomocy de minimis. Wątpliwości budzą również kwestie związane z dokumentowaniem przeglądów i niszczeniem zbędnych danych. Czy w protokole z przeglądu można ogólnie wskazać, że dokonano weryfikacji dokumentacji pod względem jej przydatności, czy konieczne jest szczegółowe wypisanie zniszczonych dokumentów? Jak często należy sporządzać protokoły zniszczenia i czy dopuszczalne jest przygotowanie jednego protokołu obejmującego dokumenty z kilku lat, np. wniosków o pomoc indywidualną?