Błędnie rozliczany czas pracy osoby z niepełnosprawnością - jak przeprowadzić korektę?

Normy czasu pracy pracownika ze znacznym stopniem niepełnosprawności

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884, ze zm.; dalej: u.r.o.n.), dobowa norma czasu pracy pracownika ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności nie może przekraczać 7 godzin na dobę, natomiast tygodniowa – 35 godzin. U pozostałych osób z niepełnosprawnościami normy czasu pracy nie mogą przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo. Wynika to z dyspozycji art. 15 ust. 1 u.r.o.n. W myśl art. 15 ust. 3 tej ustawy pracownik nie może być zatrudniany w porze nocnej ani w godzinach nadliczbowych, niezależnie od stopnia niepełnosprawności.

Warto zwrócić uwagę na stanowisko wyrażone w orzecznictwie Sądu Najwyższego (por. postanowienie z dnia 16 maja 2017 r., sygn. akt I PK 253/16, LEX nr 3544520), które wskazuje, że przepisy art. 15 u.r.o.n. mają charakter semiimperatywny (są jednostronnie bezwzględnie obowiązujące), z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach prawa. Normy czasu pracy określone w art. 15 u.r.o.n. nie mogą być przekraczane, niezależnie od tego, czy przekroczenie wynikałoby z jednostronnej decyzji pracodawcy, czy z porozumienia stron stosunku pracy. Semiimperatywny charakter tych norm ogranicza swobodę stron umowy o pracę do uzgadniania wyłącznie korzystniejszych dla pracownika warunków zatrudnienia, w tym w zakresie czasu pracy. Zakazane jest wprowadzanie uzgodnień, które byłyby mniej korzystne dla pracownika. Uzgodnienia takie są nieważne z mocy prawa, a zamiast nich należy stosować normy czasu pracy określone w art. 15 u.r.o.n.

Przepisy art. 15 u.r.o.n. nie mają jednak zastosowania w każdej sytuacji. Na podstawie art. 16 ust. 1 u.r.o.n. nie stosuje się ich, jeżeli pracownik z niepełnosprawnością jest zatrudniony przy pilnowaniu albo gdy na swój wniosek uzyskał zgodę na niestosowanie wobec niego przepisów art. 15 u.r.o.n. wydaną przez lekarza przeprowadzającego badania profilaktyczne pracowników (zwykle lekarza medycyny pracy) albo – w razie jego braku – lekarza sprawującego opiekę nad pracownikiem z niepełnosprawnością. Zgoda taka jest wyrażana w zaświadczeniu wydanym po przeprowadzeniu badania lekarskiego. Zaświadczenie powinno jednoznacznie określać zakres zgody lekarza na niestosowanie przepisów art. 15 u.r.o.n. Przykładowo, jeżeli zgoda lekarza obejmuje wyłącznie możliwość wykonywania pracy w porze nocnej, w pozostałym zakresie przepisy art. 15 u.r.o.n. nadal obowiązują.

Ocena dopuszczalności stosowania 12-godzinnego systemu równoważnego w analizowanym przypadku

Jak wynika z art. 135 § 1 k.p., w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy lub jej organizacją dopuszczalne jest stosowanie systemu równoważnego czasu pracy. W systemie tym dopuszczalne jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, nie więcej jednak niż do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym jednego miesiąca, z zastrzeżeniem art. 136 i 137 k.p. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. W szczególnie uzasadnionych przypadkach okres rozliczeniowy może zostać przedłużony maksymalnie do trzech miesięcy, natomiast przy pracach uzależnionych od pory roku lub warunków atmosferycznych – maksymalnie do czterech miesięcy.

W sytuacji gdy pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności nie uzyskał zgody lekarza, o której mowa w art. 16 ust. 1 pkt 2 u.r.o.n., ani pracodawca nie zatrudnia go przy pilnowaniu, stosowanie wobec tego pracownika 12-godzinnego dobowego wymiaru czasu pracy jest niedopuszczalne. Pracodawca powinien niezwłocznie dostosować rozkład i harmonogram czasu pracy pracownika do obowiązujących go norm. Wynika to z faktu, że przepisy art. 15 u.r.o.n., regulujące normy czasu pracy pracowników z niepełnosprawnościami, stanowią lex specialis względem ogólnych regulacji dotyczących czasu pracy zawartych w art. 129 § 1 k.p.

Rekompensata pracy ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy

Jeżeli pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności przez półtora roku wykonywał pracę w równoważnym systemie czasu pracy, w którym przewidziano 12-godzinne zmiany, mimo obowiązującej go 7-godzinnej normy dobowej, każda faktycznie przepracowana 12-godzinna zmiana oznaczała przekroczenie tej normy o 5 godzin. Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego go systemu i rozkładu czasu pracy. Zgodnie z art. 151 § 1 k.p. praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

Jednakże pracodawca nie może polecić pracy w godzinach nadliczbowych ze względu na swoje szczególne potrzeby pracownikom zatrudnionym na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń lub natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia. Jednocześnie liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć 150 godzin w roku kalendarzowym w odniesieniu do jednego pracownika. Dopuszczalne jest jednak ustalenie innego rocznego limitu godzin nadliczbowych w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy, a także w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Przesłanki określone w art. 151 § 1 k.p. nie uchylają jednak szczególnego zakazu zatrudniania pracowników z niepełnosprawnościami w godzinach nadliczbowych, wynikającego z art. 15 ust. 3 u.r.o.n., z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w art. 16 tej ustawy.

W myśl art. 151(1) § 1 k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, pracownikowi przysługuje dodatek w wysokości:

1. 100% wynagrodzenia – za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających