Obniżenie wpłat na PFRON po zmianie przepisów. Liczy się nie tylko data wykonania usługi, ale również termin zapłaty i treść wniosku nabywcy

Faktura ze stycznia, zapłata w marcu. Które przepisy należy zastosować?

Pierwsza wątpliwość dotyczyła zmiany zasad udzielania obniżenia wpłat na PFRON od 1 marca 2026 r. Pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami świadczył na rzecz jednego z klientów usługi ochrony i sprzątania. Umowy przewidywały miesięczne okresy rozliczeniowe, a termin płatności przypadał na 30 dni od wystawienia faktury.

W analizowanej sytuacji usługi zostały wykonane w styczniu 2026 r., a fakturę wystawiono 31 stycznia. Termin płatności przypadał jednak 2 marca 2026 r. Klient zapłacił za usługę tego dnia, a więc już po wejściu w życie zmian w ustawie o rehabilitacji, które zaczęły obowiązywać 1 marca 2026 r.

Właśnie ta rozbieżność czasowa stała się źródłem problemu. Pracodawca uważał, że skoro usługa została wykonana i udokumentowana fakturą przed wejściem w życie nowych przepisów, powinny mieć do niej zastosowanie dotychczasowe zasady. W jego ocenie późniejsza zapłata nie powinna zmieniać kwalifikacji transakcji, która została już zrealizowana. PFRON nie zgodził się z takim stanowiskiem.

Terminowa zapłata nie oznacza automatycznie zastosowania starych zasad

Fundusz zwrócił uwagę na konstrukcję przepisów regulujących obniżenie wpłat na PFRON, w szczególności art. 22 ustawy o rehabilitacji oraz zmian wprowadzonych ustawą z 7 listopada 2025 r. Zgodnie z przedstawionym w decyzji stanowiskiem, dla oceny możliwości skorzystania z obniżenia istotne znaczenie ma terminowa zapłata za zakup uprawniający do obniżenia wpłaty. Nie wystarczy zatem odwołać się do daty wykonania usługi albo wystawienia faktury, pomijając moment spełnienia świadczenia pieniężnego.

W analizowanej sprawie faktura została wystawiona 31 stycznia 2026 r., ale termin płatności przypadał na 2 marca, czyli po wejściu w życie nowych regulacji. PFRON uznał, że w takiej sytuacji należy stosować przepisy obowiązujące od 1 marca 2026 r.

Ma to znaczenie także dlatego, że nowe przepisy wprowadziły dodatkowe zasady dotyczące uzyskania informacji o kwocie obniżenia. Sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia takiej informacji, jeżeli nabywca złoży odpowiedni wniosek, a pozostałe warunki ustawowe są spełnione.

W konsekwencji samo wystawienie faktury przed 1 marca 2026 r. nie przesądza o zastosowaniu wcześniejszych regulacji. Jeżeli terminowa zapłata następuje już po wejściu w życie zmian, trzeba uwzględnić nowy stan prawny.

Dlaczego ma to znaczenie dla rozliczeń przedsiębiorców?

Przyjęcie odmiennego podejścia mogłoby prowadzić do sytuacji, w której o stosowaniu przepisów decydowałaby wyłącznie data wystawienia faktury, mimo że ustawodawca powiązał możliwość uzyskania obniżenia również z innymi warunkami, w tym terminową zapłatą.

Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność uważnego przeanalizowania faktur wystawionych przed 1 marca 2026 r., których terminy płatności przypadały już po tej dacie. Nie należy automatycznie kwalifikować takich transakcji według zasad obowiązujących w dniu wykonania usługi.

W opisanej sprawie PFRON wskazał, że nabywca powinien był złożyć wniosek o wystawienie informacji o kwocie obniżenia w terminie wynikającym z nowych przepisów. Sprzedawca nie mógł więc opierać się wyłącznie na tym, że usługa została wykonana w styczniu.

Nie oznacza to jednak, że każda faktura zapłacona po 1 marca 2026 r. automatycznie daje prawo do obniżenia wpłaty. Nadal konieczne jest spełnienie warunków przewidzianych w ustawie, w tym dotyczących samego zakupu i jego rozliczenia.

Czy jeden wniosek nabywcy obejmuje wszystkie umowy z kontrahentem?

Drugi problem dotyczył zakresu wniosku o wystawianie informacji o kwocie obniżenia