Kary umowne kosztem podatkowym? Urzędy mówią „nie”, a co na to sądy?

Kiedy wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 592, ze zm.; dalej: u.p.d.o.f.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodów, konieczne jest łączne spełnienie poniższych warunków:

1. wydatek musi zostać poniesiony przez podatnika, przez co należy rozumieć jego pokrycie z zasobów majątkowych podatnika;
2. wydatek musi być definitywny (rzeczywisty), a więc jego wartość nie może zostać w żaden sposób zwrócona podatnikowi;
3. poniesienie wydatku musi pozostawać w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
4. celem poniesienia wydatku musi być uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów;
5. wydatek musi być właściwie udokumentowany;
6. wydatek nie może mieścić się w katalogu wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kary umowne z tytułu wad towarów, robót i usług wyłączone z kosztów uzyskania przychodów – analiza stanowiska organu podatkowego

W świetle art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f. za koszty uzyskania przychodów nie uważa się kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. W tym kontekście, warto zwrócić uwagę na stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego wyrażone w wyroku z dnia 29 września 2026 r. (sygn. akt II FSK 1261/23). NSA rozpatrywał sprawę przedsiębiorcy, który jako podwykonawca zawarł dwie umowy z firmą realizującą zadania na rzecz gminy. Po upływie miesiąca przedsiębiorca odstąpił od nich, gdyż podpisał dwie inne umowy (z inną firmą), które z jego perspektywy były korzystniejsze finansowo. Konsekwencją rezygnacji ze wspomnianych umów było naliczenie przedsiębiorcy kar umownych oraz odsetek za opóźnienie, które ten uregulował. Z powodu awarii sprzętu prace realizowane na podstawie nowych umów opóźniły się, wskutek czego przedsiębiorca został zobowiązany do zapłaty kolejnych kar umownych.

Zdaniem przedsiębiorcy zapłacone kary umowne nie spełniały przesłanek określonych w art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f., w związku z czym stanowiły dla niego koszty uzyskania przychodów. W celu potwierdzenia swojego stanowiska przedsiębiorca skierował do organu podatkowego wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

W interpretacji indywidualnej z dnia 10 sierpnia 2022 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.506.2022.2.EC) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko przedsiębiorcy za nieprawidłowe. W odniesieniu do art. 23 ust. 1 pkt 19 u.p.d.o.f. organ odwołał się do wykładni a minori ad maius, zgodnie z którą skoro zakazane jest czynienie czegoś w stopniu węższym, to tym bardziej zakazane jest czynienie czegoś w stopniu szerszym. Jeżeli zatem niedozwolone jest kwalifikowanie jako kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu kar umownych związanych z wadliwym wykonaniem usług, to tym bardziej niedozwolone jest kwalifikowanie jako takich kosztów wydatków z tytułu kar umownych związanych z całkowitym niewykonaniem tych usług.

Według orzecznictwa nie wszystkie kary umowne podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów

Argumentacji organu podatkowego nie podzielił Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który w wy