Niezarejestrowana przerwa a prawo do nadgodzin

Obowiązek ewidencjonowania czasu pracy pracowników

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika. Wynika to wprost z art. 149 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 1245; dalej: k.p.). Celem prowadzenia ewidencji jest prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz innych świadczeń związanych z jego pracą. Jeżeli pracownik tego zażąda, pracodawca ma obowiązek udostępnić mu tę ewidencję. Jednakże w art. 149 § 2 k.p. przewidziano, że pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy w stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Wymiar przerw wliczanych do czasu pracy

Zgodnie z art. 134 § 1 i 2 k.p., w zależności od dobowego wymiaru czasu pracy, pracownikowi przysługują następujące przerwy wliczane do czasu pracy:

1. co najmniej 15 minut – gdy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej 6 godzin;
2. dodatkowe co najmniej 15 minut – gdy wymiar czasu pracy jest dłuższy niż 9 godzin;
3. kolejne co najmniej 15 minut – gdy wymiar czasu pracy jest dłuższy niż 16 godzin.

Dodatkowa przerwa dla pracownika z niepełnosprawnością

Jednocześnie warto zaznaczyć, że w stanie faktycznym opisanym na wstępie osobą korzystającą z przerwy jest pracownik z niepełnosprawnością wykonujący pracę w porze nocnej. W tym kontekście należy zauważyć, że stosownie do art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884, ze zm.; dalej: u.r.o.n.), osobie z niepełnosprawnością przysługuje prawo do dodatkowej, 15-minutowej przerwy w pracy, która jest wliczana do czasu pracy. Prawo do dodatkowej przerwy w pracy, określonej w art. 17 u.r.o.n., nie jest uzależnione od stopnia niepełnosprawności. Ustawodawca zastrzegł, że przerwa ta przysługuje niezależnie od przerw określonych w art. 134 k.p. Formalnie przerwa ta ma charakter celowy i powinna zostać wykorzystana na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek. Chociaż pracodawca ma określone uprawnienia organizacyjne i kontrolne, nie może dowolnie ingerować w sposób wykorzystania przez pracownika przerwy, o której mowa w art. 17 u.r.o.n. Jeżeli pozwala na to organizacja pracy, pracownik może, co do zasady, skorzystać łącznie z przerwy przysługującej na podstawie art. 17 u.r.o.n. oraz przerwy przewidzianej w art. 134 k.p. Wówczas będzie miał do dyspozycji co najmniej 30-minutową przerwę w pracy.

Należy wskazać, że w myśl art. 15 u.r.o.n. czas pracy pracownika z niepełnosprawnością nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu, a w przypadku osób zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności – 7 godzin na dobę i 35 godzin w tygodniu. W związku z tym w praktyce takiemu pracownikowi mogą nie przysługiwać dodatkowe przerwy w pracy, przewidziane przy wymiarze czasu pracy dłuższym niż 9 godzin, z zastrzeżeniami wynikającymi z art. 16 u.r.o.n.

Kiedy lekarz może znieść zakaz pracy w porze nocnej?

Dla pełnego obrazu sytuacji należy zwrócić uwagę, że w myśl art. 15 ust. 3 u.r.o.n. co do zasady pracownicy z niepełnosprawnością nie mogą być zatrudniani w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej. Na podstawie art. 16 ust. 1 u.r.o.n. przepisy art. 15 tej ustawy nie mają zastosowania do osób z niepełnosprawnościami:

1. zatrudnionych przy pilnowaniu;
2. na których wniosek lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracowników (lub w razie jego braku – lekarz sprawujący opiekę nad pracownikami z niepełnosprawnością) wyrazi zgodę na niestosowanie wobec nich określonych przepisów art. 15 u.r.o.n.

Co istotne, zaświadczenie lekarskie, w treści którego wyrażono odpowiednią zgodę, powinno w sposób jednoznaczny wskazywać zakres wyłączenia przepisów art. 15 u.r.o.n., np. że wyłączone zostały normy zakazujące pracy w porze nocnej. Wniosek o przeprowadzenie odpowiednich badań musi złożyć pracownik i nie może być w tym zakresie przymuszany przez pracodawcę. Koszty badań pokrywa pracodawca.

Brak obowiązku odrębnego ewidencjonowania przerw

Szczegółowy zakres dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, obejmującej również dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, został uregulowany w § 6 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U.