Komunikacja pracodawcy z pracownikiem: e-mail, czy dokument z podpisem?

Komunikacja w firmie potrzebuje jasnych zasad

W niewielkim zakładzie pracy wiele spraw załatwia się podczas krótkiej rozmowy. Pracownicy znają przełożonych, wiedzą, do kogo kierować pytania, a ustalenia często opierają się na wypracowanych zwyczajach. Przy dobrych relacjach taki sposób działania może wydawać się wystarczający.

Sytuacja zmienia się wraz ze wzrostem organizacji. Więcej pracowników, kilka szczebli zarządzania i rozbudowane działy kadr sprawiają, że trudniej ustalić, kto powinien otrzymać konkretny dokument. Problemy ujawniają się również wtedy, gdy między stronami dochodzi do sporu.

Dlatego sposób komunikacji nie powinien zależeć wyłącznie od przyzwyczajeń. Trzeba uwzględnić zarówno organizację pracy, jak i wymagania przewidziane w przepisach dla poszczególnych czynności.

Lepiej mieć to „na piśmie”

Kodeks pracy wymaga zachowania formy pisemnej między innymi przy zawieraniu umowy o pracę oraz składaniu oświadczenia o jej wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia. Pisemnej zgody pracownika wymagają także dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia, czyli potrącenia należności innych niż wskazane w art. 87 § 1 Kodeksu pracy.

Sformułowanie „na piśmie” ma konkretne znaczenie prawne. Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego zachowanie formy pisemnej wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie zawierającym treść oświadczenia. Samo zapisanie ustaleń w wiadomości e-mail nie spełnia tego wymagania.

W praktyce należy odróżniać potoczne rozumienie pisemnej wiadomości od formy pisemnej wymaganej przez prawo. To, że treść można przeczytać, wydrukować lub zachować w skrzynce pocztowej, nie przesądza jeszcze o dochowaniu właściwej formy.

Dokument elektroniczny wymaga kwalifikowanego podpisu

Dokument elektroniczny może zastąpić dokument podpisany własnoręcznie. Warunkiem zachowania formy elektronicznej jest jednak opatrzenie oświadczenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Na podstawie art. 78¹ Kodeksu cywilnego takie oświadczenie jest równoważne oświadczeniu złożonemu w formie pisemnej.

Znaczenie ma zatem nie tylko sposób przesłania dokumentu, lecz także sposób jego podpisania. Zwykły e-mail, nazwisko wpisane pod wiadomością czy skan dokumentu z odręcznym podpisem nie zas