Czy oczekiwanie na decyzję w sprawie przyznania świadczenia rehabilitacyjnego wyłącza pracownika ze stanu zatrudnienia ogółem na potrzeby wpłat na PFRON?

Kto musi składać deklarację DEK-1-0?

Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884, ze zm.; dalej: u.r.o.n.) pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jest obowiązany dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON, z uwzględnieniem szczególnych zasad przewidzianych w ustawie. Wpłaty te powinny być dokonywane w kwocie stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem tych osób. Jeżeli pracodawca osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%, podlega zwolnieniu z wpłat na PFRON.

W świetle art. 2 pkt 6 u.r.o.n. przez wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych należy rozumieć przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Na podstawie art. 49 ust. 2 u.r.o.n. na pracodawcy zobowiązanym do dokonywania wpłat na PFRON ciążą także obowiązki sprawozdawcze, w tym obowiązek comiesięcznego składania deklaracji DEK-1-0, czyli miesięcznej deklaracji wpłat na PFRON. Deklarację tę należy złożyć do PFRON do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który pracodawca ją składa, tj. po miesiącu, w którym zaistniała okoliczność powodująca powstanie obowiązku dokonania wpłaty na PFRON. W przypadku zmian danych ewidencyjnych wskazanych w przepisach lub składania deklaracji DEK-1-0 po raz pierwszy pracodawca powinien dołączyć do niej deklarację DEK-Z. Z kolei pracodawcy zwolnieni z wpłat na PFRON podlegają obowiązkowi składania informacji INF-1 zamiast deklaracji DEK-1-0.

Powyższe oznacza, że do składania deklaracji DEK-1-0 co do zasady zobowiązany jest pracodawca, który:

• zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy;
• nie osiąga wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%, z zastrzeżeniami wynikającymi z u.r.o.n.;
• nie podlega szczególnym zasadom rozliczania na innych formularzach.

W treści tej deklaracji pracodawca jest zobowiązany podać stan zatrudnienia: ogółem oraz osób z niepełnosprawnościami.

Jak ustalać stany zatrudnienia na potrzeby wpłat na PFRON

Ustalenie struktury zatrudnienia w zakładzie pracy na potrzeby dokonywania wpłat na PFRON powinno odbywać się na zasadach określonych w art. 21 u.r.o.n., a więc z uwzględnieniem wyłączeń ze stanu zatrudnienia ogółem. Zgodnie z art. 21 ust. 5 u.r.o.n., przy ustalaniu liczby pracowników zatrudnionych na potrzeby określenia obowiązku dokonywania wpłat na PFRON nie wlicza się osób z niepełnosprawnościami przebywających na urlopach bezpłatnych (wszystkich – niezależnie od tego, czy wynikają one z Kodeksu pracy, czy też z przepisów odrębnych), a także osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, zatrudnionych:

1. w oparciu o umowę o pracę w celu przygotowania zawodowego 1a. przebywających na urlopie rodzicielskim;
2. przebywających na urlopach wychowawczych;
3. nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej;
4. będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy;
5. nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego;
6. przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy (wyłączenie to nie dotyczy urlopów bezpłatnych, udzielonych na podstawie art. 174 k.p., gdyż pracodawca może, ale nie musi udzielić takiego urlopu).

Z treści art. 21 ust. 1 u.r.o.n. wynika, że stany zatrudnienia dotyczą pracowników, a zatem osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 66 u.r.o.n. w zw. z art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 1245; dalej: k.p.). Na mocy art. 28 ust. 3 u.r.o.n. w przypadku pracodawców prowadzących zakłady pracy chronionej do stanu zatrudnienia zaliczyć należy także osoby z niepełnosprawnościami wykonujące pracę nakładczą, pod warunkiem, iż ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości:

1. najniższego wynagrodzenia – w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania;
2. połowy najniższego wynagrodzenia – w stosunku do pozostałych wykonawców.

Jednocześnie wymiar czasu pracy osób z niepełnosprawnościami wykonujących pracę nakładczą ustala się jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia. Należy podkreślić, że stan zatrudnienia ogółem oraz stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych ustala się w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etat), a nie w przeliczeniu na pracowników. Przy ustalaniu stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych należy uwzględnić przepisy art. 2a u.r.o.n. Jak wynika z ust. 1 tego artykułu, pracodawca powinien wliczać osobę z niepełnosprawnością do s