Negatywna ocena pracownika. Jak przeprowadzić niełatwą rozmowę?

Rozmowy o ocenach pracowników – ważny element rozwoju

Rozmowy na temat zauważonych nieprawidłowości w postawie czy pracy zatrudnionych nie są łatwe, ale właściwie przeprowadzone przyczyniają się do ich rozwoju. Unikanie takich rozmów może prowadzić do powstania u pracowników błędnego przekonania, że wszystko jest w porządku. Gdy rozmowy dotyczą ocen osób z niepełnosprawnościami, pojawiają się dodatkowe dylematy – jak rozmawiać, by nie okazać nadmiernej surowości, ale też nadmiernej pobłażliwości. Jak można przeprowadzić taką rozmowę, by nie podcięła skrzydeł?

Negatywna ocena – czy jest poparta faktami?

Do rozmowy na temat negatywnej oceny pracownika na pewno należy się dobrze przygotować. Ważne jest to, by wcześniej sprawdzić fakty, a nie kierować się zasłyszanymi opiniami. Przed rozmową warto przeanalizować wymagania związane ze stanowiskiem pracy oraz zakres obowiązków pracownika, a następnie ocenić, czy wywiązuje się on z powierzonych zadań. Pomocne będzie zebranie informacji o konkretnych sytuacjach, w których pracownik np.:

• przekroczył swoje uprawnienia,
• nie wykonał czynności należących do jego obowiązków lub wykonał je w sposób nieprawidłowy,
• nie przestrzegał obowiązujących zasad bezpieczeństwa,
• nie respektował ustaleń dotyczących współpracy z zespołem lub innymi działami.

Warte rozważenia będzie także to, czy pracownikowi już wcześniej zwracano uwagę na pewne nieprawidłowości i czy wdrożył on proponowane ustalenia. Istotne jest także ustalenie, jak zachowania pracownika wpłynęły na pracę innych lub na realizację celów firmy.

Nie bez znaczenia będzie też sprawdzenie, czy chodzi o pojedyncze potknięcie, czy o powtarzające się trudności.

Rozmowa związana z negatywną oceną powinna opierać się na faktach, rzetelnych dowodach, a nie na subiektywnych opiniach (swoich lub współpracowników) czy uprzedzeniach bądź też osobistej niechęci.

Jak przeprowadzić rozmowę na temat negatywnej oceny pracownika?

Rozmowa na temat negatywnej oceny wiąże się z dużym stresem. Aby takie spotkanie przebiegło w sposób profesjonalny i nacechowany szacunkiem, ważne jest zorganizowanie odpowiedniej przestrzeni, w której obie strony będą czuć się dobrze. Stworzenie warunków sprzyjających poufności i dyskrecji, z dala od oczu czy uszu współpracowników, na pewno ułatwi taki dialog.

Jeśli są kwestie, za które można pochwalić pracownika, warto to zrobić na początku spotkania. Taka pochwała może go niejako otworzyć na wysłuchanie mniej pozytywnych uwag i pokazuje, że pracodawca dostrzega też dobre strony jego pracy. Ważne jest jednak, by pochwała nie była ogólna, ale by dotyczyła rzeczywistej sytuacji, w której pracownik dobrze sobie poradził.

Konkretów będzie też wymagało przedstawienie zastrzeżeń. Rzucenie ogólnych haseł: „Jesteś nieodpowiedzialny”, „Brakuje Ci zaangażowania”, „Nie potrafisz pracować w zespole” najprawdopodobniej nie wyjaśni źródła problemu. Pracownik może nie wiedzieć, co i dlaczego powinien zmienić. Takie sformułowania mogą być też odebrane jako osobisty atak, a nie jako rzeczowa ocena pracy. W konsekwencji pracownik zamiast skupić się na problemie, może zacząć się bronić.

Dużo lepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z wcześniej zebranych materiałów i odniesienie się do konkretnych zdarzeń. Można powiedzieć: „W ostatnim miesiącu trzy razy spóźniłeś się z przygotowaniem planu projektu, co wpłynęło na przekroczenie ustalonych dla zespołu terminów”. Albo: „Zauważyliśmy, że podejmujesz decyzje bez konsultacji ze współpracownikami i nie przekazujesz im ważnych ustaleń. Dezorganizuje to pracę pozostałych osób, a niekiedy sprawia, że kilku pracowników wykonuje te same czynności”.

Jeśli to możliwe i zasadne, pracodawca może podać pomysły na usprawnienie pracy osoby, która otrzymała negatywną ocenę. Może też zapytać, jak ona widzi możliwość zmiany swojej postawy. Czego unikać podczas takiego spotkania? Na pewno słów „zawsze” i „nigdy”. Nawet jeśli pracownik otrzymał negatywną ocenę, jest mało prawdopodobne, by naprawdę zawsze robił coś źle lub nigdy nie zrobił niczego dobrego. Pracownik, w którego stronę skierowano takie słowa, od razu będzie szukał sytuacji, które niejako potwierdzą wyjątek od reguły „zawsze” lub „nigdy”. Co więcej, używanie takich sformułowań może odbierać pracownikowi motywację do wprowadzania jakichkolwiek zmian. Bo przecież i tak nigdy nie zrobi nic, jak powinien.

Czego jeszcze unikać? Obrażania, upokarzania, odzierania z godności. Stwierdzenia typu: „Myślenie nie jest Twoją mocną stroną”, „Zachowujesz się jak nienormalny”, „Czy Ty w ogóle rozumiesz, co się do Ciebie mówi?”, „Intelektem to Ty nie grzeszysz”, „Do pięt nie dorastasz Markowi” nie są konstruktywną krytyką. To przykłady agresji słownej, która może poważnie zaszkodzić relacjom zawodowym.

Jeśli rozmowa dotyczy pracownika z niepełnosprawnością, należy też unikać zakładania, że źródłem problemów jest właśnie jego niepełnosprawność. Fakt, że pracownik z niepełnosprawnością zaczął popełniać błędy lub że ma opóźnienia, może mieć źródło zupełnie gdzie indziej. Może na przykład chodzić o złą organizację pracy lub niedostosowanie stanowiska pracy do jego potrzeb. Dlatego to bardzo ważne, by podczas takiego spotkania umożliwić pracownikowi przedstawienie własnej perspektywy. Pozwoli to lepiej zrozumieć przyczyny powstałych trudności i ustalić, czy ocena faktycznie uwzględnia wszystkie okoliczności. Dzięki takiej obopólnej wymianie spostrzeżeń rozmowa nie zmieni się w krytykę bazującą na uprzedzeniach, ale nie da też miejsca nadmiernej pobłażliwości wynikającej z założenia, że pracownik z niepełnosprawnością nie powinien być oceniany według uzasadnionych wymagań zawodowych. Tylko właściwa ocena sytuacji umożliwi ustalenie adekwatnych do okoliczności działań naprawczych.

Podczas prowadzenia takich niełatwych rozmów ważne jest też uwzględnienie okazywanych przez pracownika emocji. Może zareagować złością, ironią, sarkazmem, kwestionowaniem oceny, czy nawet płaczem. To niełatwe chwile, ale zachowanie spokojnego tonu oraz danie czasu na ewentualne wyciszenie pomogą skupić się na szukaniu rozwiązań, a nie na powstałym problemie. Rozmowę na temat negatywnej oceny warto zakończyć ustaleniem oczekiwań na przyszłość oraz wyznaczeniem sposobu i terminu ich weryfikacji.