Termin na udzielenie zaległego urlopu upływa 30 września – jak uniknąć grzywny do 60 000 zł?

Czy można zrzec się urlopu wypoczynkowego?

W myśl art. 152 § 1 i 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277 ze zm.; dalej: k.p.) każdy pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Przepisy prawa pracy wykluczają możliwość zrzeczenia się prawa do tego urlopu. Zakaz ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, że zrzeczenie się urlopu jest niedopuszczalne bez względu na to, czy z inicjatywą taką wystąpił pracownik, czy pracodawca. Wobec tego wszelkie postanowienia umowy o pracę przewidujące, że pracownik rezygnuje z prawa do urlopu wypoczynkowego, są z mocy prawa nieważne, na co wskazuje art. 58 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 795; dalej: k.c.) w zw. z art. 300 k.p. Ponadto, poza przypadkami określonymi przepisami prawa, pracownik nie może zastąpić przysługującego mu urlopu ekwiwalentem pieniężnym.

Kiedy pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego w częściach?

Na podstawie art. 161 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Urlop wypoczynkowy może zostać podzielony na części. Jak wskazuje art. 162 k.p., podział urlopu na części wymaga spełnienia dwóch warunków

1. pracownik musi złożyć wniosek o podział urlopu wypoczynkowego na części;
2. co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nieprzerwanie nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Trzeba pamiętać o planie urlopów

Co do zasady urlop wypoczynkowy, z wyjątkiem urlopu udzielanego na żądanie na mocy art. 167(2) k.p., powinien być udzielany zgodnie z planem urlopów. Plan ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Wynika to wprost z art. 163 § 1 k.p. Pracodawca, który nie musi ustalać planu urlopów, ustala termin urlopu w porozumieniu z pracownikiem.

Do kiedy należy udzielić urlopu zaległego?

Urlop przysługujący w danym roku kalendarzowym staje się urlopem zaległym z dniem 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego. Przepis art. 168 k.p. stanowi, że jeżeli pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w terminie ustalonym w planie urlopów lub w porozumieniu z pracodawcą, pracodawca musi udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Nie dotyczy to jednak urlopu udzielanego na żądanie na mocy art. 167(2) k.p.

W piśmiennictwie wskazuje się, że spoczywający na pracodawcy obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w art. 168 k.p., dotyczy także sytuacji, w której w danym roku urlop nie był ujęty w planie urlopów ani pracodawca nie ustalił jego terminu w porozumieniu z pracownikiem. W celu zachowania wymagań wynikających z art. 168 k.p. wystarczy, że udzielony urlop rozpocznie się najpóźniej 30 września. W przypadku gdy do 30 września następnego roku kalendarzowego pracodawca nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu, pracownik może dochodzić udzielenia tego urlopu przed sądem aż do upływu terminu przedawnienia roszczenia o urlop. W świetle art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (por. K. Jaśkowski, Art. 168 Ostateczny termin udzielenia urlopu [w:] K. Jaśkowski, E. Maniewska, Kodeks pracy. Komentarz, wyd. XIV, Wolters Kluwer Polska 2026, LEX). Bieg terminu przedawnienia urlopu zaległego rozpoczyna się od 1 października roku następnego. Wobec tego roszczenie o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego za 2025 r. pr