Wypowiedzenie zmieniające pod lupą sądu. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu

Nie każdą zmianę można wprowadzić poleceniem służbowym

Wypowiedzenie zmieniające, uregulowane w art. 42 kodeksu pracy, służy jednostronnemu zaproponowaniu pracownikowi nowych warunków zatrudnienia. Powinno być stosowane przede wszystkim wtedy, gdy pracodawca zamierza zmienić istotne postanowienia umowy w sposób niekorzystny dla zatrudnionego. Może chodzić w szczególności o:

1. zmianę rodzaju pracy lub zajmowanego stanowiska,
2. obniżenie wynagrodzenia,
3. zmianę wymiaru albo rozkładu czasu pracy,
4. wskazanie innego miejsca wykonywania obowiązków,
5. ograniczenie innych uprawnień wynikających z umowy.

Nie wystarczy sama nazwa wprowadzonej modyfikacji. Znaczenie ma jej rzeczywisty wpływ na sytuację pracownika. Sąd Najwyższy zwrócił na to uwagę w postanowieniu z 12 sierpnia 2025 r., sygn. akt I PSK 39/25.

Jeżeli strony są zgodne co do nowych warunków, mogą zawrzeć porozumienie zmieniające. W razie braku zgody pracownika pracodawca nie powinien jednak zastępować wypowiedzenia zmieniającego jednostronnym aneksem, poleceniem albo informacją organizacyjną.

Uzasadnienie musi odpowiadać rzeczywistej sytuacji

Do wypowiedzenia zmieniającego odpowiednio stosuje się przepisy dotyczące wypowiadania umów o pracę. Oznacza to, że pracodawca powinien dochować wymogów formalnych, a w przypadkach przewidzianych przez prawo wskazać konkretną, rzeczywistą i uzasadnioną przyczynę swojej decyzji. Ogólne sformułowania, takie jak „zmiany organizacyjne”, „potrzeby zakładu” czy „utrata zaufania”, mogą okazać się niewystarczające, jeżeli z dokumentacji nie wynika, na czym dokładnie polegały problemy i dlaczego uzasadniały zaproponowanie danej osobie gorszych warunków.

W razie sporu sąd może sprawdzić między innymi:

1. czy reorganizacja albo likwidacja stanowiska rzeczywiście miała miejsce,
2. czy podana przyczyna była prawdziwa,
3. czy pracodawca zastosował obiektywne kryteria doboru pracownika,
4. czym różnią się dotychczasowe i nowe warunki,
5. czy zmiana była istotna oraz niekorzystna dla zatrudnionego.

Na zakres takiej kontroli zwrócił uwagę Sąd Najwyższy w postanowieniu z 23 października 2025 r., sygn. akt III PSK 141/24. Dla pracodawcy oznacza to konieczność zgromadzenia dokumentów potwierdzających przyczyny decyzji. Mogą to być nowy schemat organizacyjny, uchwały lub zarządzenia dotyczące reorganizacji, opisy stanowisk, wyniki kontroli, zestawienia finansowe albo dokumentacja uchybień pracownika.

Pracownik ma 21 dni na odwołanie, ale...

Pracownik może zakwestionować wypowiedzenie zmieniające przed sądem pracy. Zgodnie z art. 264 § 1 K.p. ma na to 21 dni od otrzymania pisma wypowiadającego warunki pracy lub płacy.

Upływ tego terminu nie zawsze zamyka drogę do procesu. Jeżeli zatrudniony nie złożył odwołania na czas bez swojej winy, może wystąpić o przywrócenie terminu na podstawie art. 265 § 1 K.p. Powinien zrobić to w ciągu siedmiu dni od ustania przyczyny opóźnienia i uprawdopodo