Dobre praktyki zarządzani zespołami zdalnymi

Wyzwania menedżera zespołu zdalnego

Zarządzanie zespołem pracowników zawsze jest zadaniem wymagającym dobrej organizacji, sprawnej komunikacji i umiejętności reagowania na potrzeby jego członków. Gdy do zespołu należą również pracownicy zdalni, zarządzanie nim stawia przed menedżerem nowe wyzwania. Dlaczego?

Menedżer nie ma stałego, bezpośredniego kontaktu z pracownikami. Może więc być mu trudniej wychwycić pojawiające się trudności. W przeciwieństwie do pracy stacjonarnej nie ma on możliwości przeprowadzenia szybkich rozmów przy biurku pracownika lub w swoim gabinecie. Komunikacja odbywa się za pośrednictwem określonych kanałów i czasem zdarza się – i pracownikom, i jemu samemu – przeoczyć ważne wiadomości, a w rezultacie zareagować z pewnym opóźnieniem. Pojawia się również ryzyko kontrolowania czasu spędzanego przez pracownika przed ekranem i rozliczanie go właśnie z tego, a nie z efektów pracy. W zespole zdalnym trudniej też regularnie dbać o integrację oraz budowanie wzajemnych więzi, co przecież w pracy stacjonarnej dzieje się samoistnie, bez nadzoru kierownictwa.

Gdy wśród członków zespołu są osoby z niepełnosprawnościami, menedżer musi wziąć pod uwagę kolejne kwestie związane np. z zapewnieniem dostępności i uwzględnieniem ich indywidualnych potrzeb.

Dobre praktyki zarządzania zespołem zdalnym

Aby zespół zdalny sprawnie pracował, osoby zarządzające powinny wprowadzić jasne zasady określające tę współpracę. Co można do nich zaliczyć, oprócz zadbania o dobrej jakości narzędzia służące pracy online?

Określenie zasad komunikacji

Kwestia komunikacji w zespole zdalnym to jedna z kluczowych spraw. Zbyt rzadka, niejasna, odbywająca się na różnych, często przypadkowych kanałach, wprowadzi chaos i utrudni skuteczną pracę oraz osiąganie zamierzonych celów. Dlatego pracownicy zdalni powinni wiedzieć, z jakich kanałów komunikacji zespół korzysta, które sprawy załatwiane są poprzez komunikator, które podczas spotkania, a które np. drogą e-mailową.

Bardzo ważne jest również określenie zasad zgłaszania problemów – do kogo, w jaki sposób, w jakim czasie. Pracownik powinien także wiedzieć, kiedy będzie mógł oczekiwać odpowiedzi. Komunikacja w zespole zdalnym to również spotkania. Zbyt częste, zbyt długie, organizowane w pośpiechu – bez wcześniejszego uprzedzenia i wyjaśnienia ich celu – na pewno nie usprawnią pracy zespołu, a wręcz przeciwnie – mogą wywoływać frustrację i dezorganizować pracę.

Czy na oficjalnych kanałach można poruszać kwestie prywatne, niezwiązane z pracą, a służące przecież wzajemnej integracji? To również powinno być wyjaśnione. W wielu firmach pracodawcy umożliwiają swobodne rozmowy pracownikom zdalnym na odrębnych kanałach przeznaczonych właśnie do takich luźnych pogawędek.

Jeśli w zespole pracuje osoba z niepełnosprawnością, warto ustalić z nią, jaka forma komunikacji będzie odpowiadała jej potrzebom, np. tekstowa, telefoniczna czy wideospotkanie. Warto też zadbać o inne pomocne rozwiązania, np. napisy podczas spotkań, transkrypcję mowy na tekst, wsparcie tłumacza Polskiego Języka Migowego (PJM) lub zapewnienie dokumentów w dostępnych formatach.

Określenie zasad wykonywania zadań

Jasne wyjaśnienie obowiązków stawianych przed zespołem i przed poszczególnymi pracownikami zminimalizuje ryzyko powstania nieporozumień czy nawet poważnych błędów. Taka przejrzystość sprawi też, że pracownik będzie mógł się skupić na pracy, a nie na domysłach typu: „Czy na pewno ja miałem to opracować”, „Jak mam się w ogóle do tego zabrać?”, „Czy dobrze zrozumiałem, o co chodzi kierownikowi?”, „Kogo mogę podpytać?”. Jasne określenie zadań ułatwia pracę i skraca czas jej wykonywania.

Omawiając kwestię zadań przydzielonych pracownikom, należy też wspomnieć o kontroli ich wykonania. Oczywiście pracodawca ma prawo skontrolować pracownika zdalnego – zgodnie z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej zawartymi w art. 67²⁸ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.).

Coraz głośniej mówi się jednak o tym, że pracownicy zdalni nie powinni być permanentnie sprawdzani przez pracodawcę w kontekście obecności przy komputerze. Przecież sama obecność – nawet ciągła, bez przerw – nie świadczy o tym, że pracownik dobrze wykonuje swoją pracę. Dlatego też dużo lepiej określić zadania, terminy ich wykonania i oczekiwane rezultaty. A potem obdarzyć pracownika zdalnego zaufaniem, że wykona swoje zadania w najlepszy dla niego sposób.

Jeśli przywołamy tu kwestię pracowników z niepełnosprawnościami, to zarządzanie przez ocenę obecności może być dla nich krzywdzące. Niektóre osoby z niepełnosprawnościami mają szczególne potrzeby związane z organizacją czasu, mogą też korzystać z dodatkowej przerwy na gimnastykę usprawniającą lub wypoczynek.

Prowadzenie regularnych rozmów z pracownikami zdalnymi

Rozmowy menedżera z pracownikiem zdalnym nie powinny ograniczać się jedynie do omawiania efektów pracy. Warto, by znalazł on czas na rozmowy o spostrzeżeniach czy odczuciach pracownika – jak ocenia współpracę, czy spotyka się w pracy z jakimiś trudnościami lub barierami, czy sposób komunikacji jest dla niego zrozumiały, czy nie czuje się wyobcowany, czy są przestrzenie, które według niego wymagają usprawnień. Takie rozmowy dadzą kierownikowi ogromną wiedzę – o mocnych, ale też o słabych stronach współpracy. W wielu sytuacjach pracownicy mogą sami z siebie nie przekazywać menedżerowi takich informacji, dlatego to ważne, by miał on zwyczaj prowadzenia krótkich rozmów z członkami zespołu.

Planowanie rozwoju pracowników zdalnych

Pracownicy zdalni bywają czasem dla firmy niewidoczni. Nie ma ich fizycznie w biurze, przez co wielu zatrudnionych po prostu ich nie zna. Taka sytuacja może prowadzić do pomijania pracowników zdalnych przy różnych aktywnościach, ale też przy planowaniu rozwoju. Menedżer zespołu zdalnego powinien więc mieć na uwadze to, że również pracownicy zdalni nie tylko chcą się rozwijać, ale mają też do tego takie samo prawo jak osoby pracujące stacjonarnie (art. 67²⁹ § 1 Kodeksu pracy). Warto więc regularnie informować zespół o dostępnych szkoleniach i innych możliwościach rozwoju oraz o zasadach korzystania z nich. Pamiętając o osobach z niepełnosprawnościami, należy zadbać o to, by szkolenia i materiały szkoleniowe były dla nich dostępne.

Wnioski

Sprawne zarządzanie zespołem zdalnym wymaga ustalenia jasnych zasad współpracy, dobrej komunikacji oraz okazywania pracownikom zaufania. Jeśli w zespole są osoby z niepełnosprawnościami, potrzebna jest dodatkowo umiejętność zauważania ich potrzeb oraz gotowość do dostosowania sposobu pracy do ich indywidualnych potrzeb.