Onboarding pracownika zdalnego – na co zwrócić uwagę?

Onboarding pracy zdalnej – dlaczego różni się od wdrożenia pracowników stacjonarnych?

Rozpoczęcie pracy zdalnej różni się od pierwszego dnia w pracy stacjonarnej. W siedzibie pracodawcy nowy pracownik jest przedstawiony zespołowi i przełożonemu. Osobiste spotkanie ze współpracownikami, kilka słów powitania, możliwość zobaczenia przestrzeni biurowej i socjalnej – to elementy, które od samego początku tworzą pewien obraz firmy. Podczas rozmowy twarzą w twarz obie strony – i pracodawca, i pracownik – mogą na bieżąco odpowiadać na pojawiające się pytania, co też ułatwia zaaklimatyzowanie się w nowej przestrzeni zawodowej. W pierwszym dniu pracy stacjonarnej można niejako poczuć ducha firmy.

Inaczej jest w systemie pracy zdalnej. To, co możliwe jest do zobaczenia, usłyszenia czy poczucia w pierwszym dniu pracy w biurze, musi zostać zaplanowane i umiejętnie przekazane w procesie onboardingu pracownika zdalnego.

Jak więc przygotować onboarding pracownika zdalnego, aby ułatwić mu odnalezienie się w nowym miejscu?

Onboarding zaczyna się jeszcze przed pierwszym dniem pracy

Są sytuacje, w których od momentu uzgodnienia warunków współpracy do faktycznego jej rozpoczęcia mija kilka tygodni czy nawet miesięcy. Ważne, aby w tym czasie oczekiwania zaopiekować się przyszłym pracownikiem. Można mu wysłać wiadomość powitalną i zachęcić do obserwowania firmowych kont na mediach społecznościowych. Dzięki temu będzie on wiedział, że zespół na niego czeka, i jeszcze przed rozpoczęciem pracy lepiej pozna firmę.

Zanim pracownik zdalny rozpocznie pracę, należy też przygotować niezbędny sprzęt, np.: komputer stacjonarny lub laptop, monitor, klawiaturę, mysz czy słuchawki z mikrofonem. Wcześniej należy również skonfigurować firmową pocztę, dostępy do systemów czy używane w firmie komunikatory. Dzięki temu pierwszy dzień pracy nie zacznie się od problemów technicznych, braku komunikacji czy niemożności zalogowania się do wymaganych systemów.

Pierwszy dzień na stanowisku

W pierwszym dniu pracy warto oficjalnie przywitać nową osobę w zespole. Wiele firm na tę okoliczność przygotowuje specjalną wiadomość, w której przedstawia podstawowe informacje o firmie oraz o pracownikach. Dla usprawnienia współpracy niektórzy pracodawcy nagrywają krótki film przedstawiający członków zespołu i inne osoby, z którymi nowy pracownik będzie miał styczność w pracy, lub przygotowują grafikę ze zdjęciami. Są i tacy pracodawcy, którzy organizują krótkie spotkanie online z całym zespołem, na którym nowa osoba poznaje współpracowników i dowiaduje się, z kim będzie współpracować, kto odpowiada za jakie obszary i do kogo oraz w jaki sposób będzie mogła się zwrócić w razie pytań czy trudności.

Podczas takiego spotkania warto przedstawić także osobę nowoprzyjętą oraz zakres jej obowiązków.

W pierwszym dniu pracy pracodawca powinien zapoznać nowego pracownika z obowiązującymi zasadami pracy zdalnej oraz przedstawić harmonogram na pierwszy tydzień pracy informujący o planowanych spotkaniach czy szkoleniach. Pracownik powinien otrzymać informacje dotyczące logowania do platform używanych w firmie. W razie potrzeby można pomóc nowej osobie zapoznać się z systemami i urządzeniami wykorzystywanymi podczas pracy zdalnej.

Niektórzy pracodawcy przygotowują bazę wiedzy na temat pracy zdalnej, w której pracownik może samodzielnie poszukać informacji dotyczących typowych sytuacji związanych z taką pracą, i przekazują do niej dostęp nowozatrudnionemu.

W każdej firmie jest wiele spraw, o których nowi pracownicy powinni się dowiedzieć. Warto jednak zachować pewną ostrożność i nie obciążać ich w pierwszym dniu pracy informacjami, które mogą być przekazane trochę później.

Pierwsze zadania – jak być wsparciem dla nowego pracownika

Pierwsze dni pracy i pierwsze zadania zawodowe na pewno budzą sporo obaw: Czy sobie poradzę? Czy nikogo nie zawiodę? Czy dam radę zamknąć temat w terminie? Czy wykonam pracę zgodnie z obowiązującymi procedurami i standardami? A co, jeśli ktoś będzie musiał coś po mnie poprawić?

Takie obawy są oczywiście zupełnie naturalne. Aby jednak minimalizować stres związany z rozpoczęciem pracy, warto jasno określić cel i sposób wykonania pierwszych zadań, wyjaśnić oczekiwania i wskazać priorytety przypisane danym projektom. Ważne jest również, aby nowy pracownik wiedział, do kogo może się zwrócić w razie wątpliwości.

Aby proces onboardingu przebiegał sprawnie, pracodawca powinien zadbać o regularne rozmowy z nowozatrudnionym. Dzięki nim możliwe będzie bieżące wyłapywanie i omawianie trudności, ale też upewnienie się, czy pracownik dysponuje niezbędnymi informacjami i czy potrafi z nich właściwie korzystać.

Rozmowy takie będą też źródłem cennej wiedzy dla pracodawcy, jeśli chodzi o organizację procesu onboardingu. Podczas nich może się on dowiedzieć, co u nowego pracownika sprawdziło się najlepiej, jakie działania naprawdę były pomocne, a co mogłoby być zorganizowane prościej i skuteczniej.

Onboarding zdalny pracowników z niepełnosprawnościami

Pracę zdalną wykonuje wiele osób z niepełnosprawnościami. Jeśli to one będą rozpoczynać nową pracę, proces onboardingu powinien być dostosowany do ich potrzeb. W zależności od rodzaju niepełnosprawności pracownicy mogą potrzebować zastosowania różnych rozwiązań, dlatego zawsze warto porozmawiać z taką osobą i ustalić, co będzie jej szczególnie pomocne. Dostosowania mogą dotyczyć oprogramowania wykorzystywanego podczas pracy, materiałów przekazywanych nowemu pracownikowi lub sposobu prowadzenia spotkań. O jakie działania może chodzić?

• Przygotowanie dokumentów w formie dostępnej dla osób korzystających z czytników ekranów, lup ekranowych lub innych technologii
• Zapewnienie napisów lub transkrypcji podczas spotkań online
• Przekazanie specjalistycznych urządzeń wspomagających, dopasowanych do potrzeb pracownika
• Zadbanie, aby istotne grafiki zawierały odpowiednie teksty alternatywne
• Umożliwienie różnych form komunikacji, np. poprzez komunikatory lub połączenie telefoniczne
• Dostosowanie tempa prowadzenia spotkań do możliwości korzystania z technologii asystujących

Po kilku pierwszych dniach pracy można zapytać nowego pracownika, czy wprowadzone rozwiązania rzeczywiście umożliwiają swobodny udział w onboardingu.

Wnioski

Przygotowanie onboardingu pracy zdalnej wymaga dobrego zaplanowania tych elementów, które w biurze mogą odbywać się spontanicznie. Jeśli onboarding dotyczy osób z niepełnosprawnościami, proces wdrożenia powinien uwzględnić ich indywidualne potrzeby, aby mogli płynnie rozpocząć pracę, bez potencjalnych przeszkód.