Pobyt w szpitalu bez zwolnienia lekarskiego – co z wynagrodzeniem i klasyfikacją nieobecności?

Pracownik ma obowiązek zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności w pracy

Każda absencja chorobowa pracownika powinna być właściwie udokumentowana. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1632) nieobecność pracownika w pracy usprawiedliwiają zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają mu stawienie się do pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Są to tzw. przyczyny usprawiedliwiające nieobecność pracownika w pracy.

Jak wynika z § 2 ust. 1 tego rozporządzenia, do podstawowych obowiązków pracowniczych należy uprzedzenie pracodawcy o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności pracownika w pracy, o ile przyczyna ta jest z góry wiadoma lub możliwa do przewidzenia (np. planowany zabieg operacyjny wiążący się z koniecznością pobytu w szpitalu). Nie zawsze jednak przewidzenie zdarzeń lub okoliczności skutkujących absencją pracownika w pracy jest możliwe. W takiej sytuacji zastosowanie znajdzie § 2 ust. 2 analizowanego rozporządzenia, który stanowi, że w przypadku zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się pracownika do pracy, musi on niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Co istotne, w przypadku gdy pracownik, z uwagi na szczególne okoliczności (zwłaszcza obłożną chorobę połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo inne zdarzenie losowe), nie może dotrzymać powyższego terminu na zawiadomienie pracodawcy o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, niedotrzymanie tego terminu uważa się za usprawiedliwione. W takiej sytuacji pracownik jest zobowiązany zawiadomić pracodawcę o powodzie absencji i przewidywanym okresie jej trwania nie później niż w drugim dniu po ustaniu przeszkód uniemożliwiających terminowe dopełnienie tego obowiązku. Wprowadzenie powyższego zastrzeżenia ma zapobiec przypadkom, w których nieobecność pracownika w pracy byłaby traktowana jako nieusprawiedliwiona, mimo że z powodów od niego niezależnych nie mógł on zawiadomić pracodawcy o przyczynie i czasie trwania nieobecności w pracy.

W jaki sposób powiadomić pracodawcę o nieobecności?

Pracodawca może uregulować sposób zawiadamiania go o przyczynie nieobecności pracownika w pracy i przewidywanym okresie jej trwania w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy (np. w regulaminie pracy). Jeżeli u danego pracodawcy nie obowiązują takie przepisy, pracownik dokonuje zawiadomienia osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie lub za pośrednictwem innego środka łączności albo drogą pocztową (za datę zawiadomienia uważa się wówczas datę stempla pocztowego).

Pracownik na zwolnieniu lekarskim ma prawo do wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego

Co do zasady, pracownik czasowo niezdolny do pracy z powodu choroby powinien otrzymać od lekarza zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy, tzw. e-ZLA. Niemniej konieczność nagłego udania się przez pracownika do szpitala zwykle wiąże się z poważną i nierzadko niespodziewaną chorobą, która nie musi być związana z czynnikami występującymi w środowisku pracy.

Jak wynika z art. 92 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.; dalej: k.p.), pracownik podlegający ubezpieczeniu chorobowemu, niezdolny do pracy przez okres łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego – a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – z powodu:

• choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu;
• wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby przypadającej w czasie ciąży – zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia;
• poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów – zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia.

Jednakże w przypadku, gdy niezdolność do pracy spowodowana powyższymi przyczynami trwa dłużej niż wskazane limity, pracownik po ich przekroczeniu jest uprawniony do zasiłku chorobowego (zamiast wynagrodzenia chorobowego) na zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 854; dalej: u.ś.p.u.s.m.).

e-ZLA jako dowód usprawiedliwiający nieobecność pracownika w pracy

Zgodnie z art. 53 ust. 1 w zw. z art. 54 ust. 1 u.ś.p.u.s.m. przy ustalaniu prawa do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa i ich wysokości dowodami stwierdzającymi czasową niezdolność do pracy z powodu m.in. choroby lub pobytu w szpitalu są odpowiednie zaświadczenia lekarskie. Mogą to być zaświadczenie lekarskie wystawione przez lekarza, lekarza dentystę, felczera lub starszego felczera (upoważ