Pracownik zdalny na spotkaniu zespołu – jak zadbać o jego pełne uczestnictwo?

Spotkania zespołu hybrydowego a ryzyko wykluczenia pracowników zdalnych

Spotkania zespołów hybrydowych, w których część osób pracuje stacjonarnie, a część zdalnie, np. z domu, wymagają dobrej organizacji. Istnieje bowiem ryzyko, że pracownicy zdalni mogą zostać pominięci w dyskusji lub mieć utrudniony dostęp do części informacji. Kiedy mogłoby do tego dojść?

Na przykład wtedy, gdy rozmowa prowadzona jest przede wszystkim między osobami znajdującymi się fizycznie w miejscu spotkania. Pracownik zdalny, który nie będzie miał możliwości dołączenia do takiej wymiany myśli, pozostanie jedynie biernym obserwatorem. Jeśli stacjonarni uczestnicy udzielają komentarzy poza zasięgiem mikrofonu lub odwołują się do przedmiotów znajdujących się w sali, osoby na łączach również nie będą mogły w pełni odebrać przekazu. Trudnością może być również sytuacja, w której kilka osób mówi jednocześnie, przez co pracownicy uczestniczący w spotkaniu online mogą mieć problem z ich zrozumieniem. Jeśli ustalenia dotyczące omawianych spraw będą zapadać przed oficjalnym rozpoczęciem dyskusji lub już po jej zakończeniu, mogą one nie dotrzeć do osób pracujących zdalnie.

Można tu również wspomnieć o ryzyku wystąpienia problemów technicznych, np. zakłóceń połączenia internetowego lub problemów z działaniem kamery czy mikrofonu.

Takie sytuacje mogą sprawić, że pracownicy zdalni nie będą mogli w pełni uczestniczyć w zaplanowanym spotkaniu zespołu.

Jak przygotować spotkanie zespołu hybrydowego, by wszyscy uczestnicy mogli wziąć w nim pełny udział?

Dobrze zorganizowane spotkanie zaczyna się wcześniej niż ustalona godzina jego rozpoczęcia. Aby było ono efektywne i umożliwiło zaangażowanie wszystkich uczestników, warto wcześniej przygotować jego agendę i potrzebne materiały. Niech zaproszeni pracownicy wiedzą nie tylko to, jaki będzie temat spotkania, ale też jego cel. Niech wiedzą, jakie kwestie będą po kolei poruszane i do jakich ustaleń zespół będzie dążył. Wcześniejsze przekazanie materiałów umożliwi przemyślenie tematu i wyciągnięcie praktycznych wniosków, co zapewne przełoży się na jakość wspólnej rozmowy.

Uwzględniając uczestnictwo pracowników zdalnych, warto zadbać o dostępność narzędzi i materiałów, zwłaszcza wtedy, gdy niektórzy z uczestników są osobami z niepełnosprawnościami. W zależności od potrzeb pracowników można uwzględnić np.:

• napisy na żywo, które ułatwiają śledzenie wypowiedzi osobom słabosłyszącym lub tym, które mają trudności z odbiorem dźwięku,
• transkrypcję, która dzięki zamianie mowy na tekst pozwala śledzić przebieg spotkania i wrócić do ustaleń po jego zakończeniu,
• możliwość obsługi platformy za pomocą klawiatury, co ułatwi korzystanie z platformy osobom z niepełnosprawnościami ruchowymi, które nie mogą korzystać z myszy komputerowej,
• możliwość dostosowania sposobu wyświetlania treści wizualnych, np. poprzez powiększanie obrazu lub dostosowanie kontrastu,
• kompatybilność z technologiami asystującymi, np. z czytnikami ekranu, z których korzystają osoby niewidome i słabowidzące,
• możliwość użycia czatu, poprzez który uczestnicy mogą zadać pytanie lub przedstawić swoje opinie.

Jeśli w spotkaniu będą uczestniczyły osoby posługujące się Polskim Językiem Migowym (PJM), można zapewnić jego tłumaczenie na ten właśnie język.

Jak zadbać o to, by pracownik zdalny mógł aktywnie uczestniczyć w spotkaniu?

Aby wszyscy uczestnicy spotkania mogli brać w nim udział, warto ustalić pewne zasady komunikacji. Bez nich mogłoby dojść do chaosu lub zdominowania rozmowy przez uczestników stacjonarnych.

Prowadzący dyskusję może więc ustalić kolejność wypowiedzi oraz sposób zgłaszania chęci zabrania głosu, np. poprzez podniesienie ręki lub użycie stosownej ikony na urządzeniu. Jeśli podczas spotkania korzysta się z tablic lub wykresów, które nie zostały udostępnione online, prowadzący powinien opisać najważniejsze informacje, które się na nich znajdują. Werbalny opis będzie też istotny wtedy, gdy uczestnikami będą osoby niewidome i słabowidzące.

Ważne jest także to, aby nie kierować pytań wyłącznie do stacjonarnych uczestników spotkania, gdyż mogłoby się to przerodzić w rozmowę, do której zdalni nie mają dostępu.

Pracownikom zdalnym niekiedy jest trudniej włączyć się do rozmowy. Dlatego prowadzący może zadbać o stworzenie im takiej możliwości, np. pytając ich o opinię na temat poruszanych kwestii. Może również wcześniej poprosić ich o przygotowanie pewnych opracowań i zachęcić do omówienia ich podczas spotkania.

Niektórzy pracodawcy, aby uniknąć ryzyka wykluczenia pracowników zdalnych, decydują się na organizowanie spotkań wyłącznie w formie online. Wówczas wszyscy pracownicy – i ci w domu, i ci w biurze – logują się na swoich urządzeniach i korzystają z tego samego kanału komunikacji.

Co zrobić, by po zakończeniu spotkania pracownicy zdalni nie byli pominięci?

Zdarza się, że po zakończeniu spotkania i rozłączeniu z uczestnikami zdalnymi rozmowy na jego temat wciąż w biurze jeszcze trwają. Pracownicy połączeni online już tych rozmów nie słyszą. Dlatego po zakończonym wydarzeniu warto sporządzić informację zawierającą najważniejsze ustalenia i przekazać ją wszystkim osobom biorącym w nim udział.

Wnioski

Zorganizowanie efektywnych spotkań zespołów mieszanych jest możliwe. Wymaga jednak przygotowania ze strony technicznej, organizacyjnej i komunikacyjnej. Zapewnienie wszystkim uczestnikom dostępu do informacji i umożliwienie brania aktywnego udziału ograniczy ryzyko wykluczenia pracowników zdalnych.