Nowy staż pracy w aktach osobowych pracownika – gdzie umieścić zaświadczenie ZUS?

Nowe zasady ustalania stażu pracy od 1 stycznia 2026 r.

Wejście w życie przepisów ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2025 r., poz. 1423) spowodowało daleko idące zmiany w zakresie sposobu ustalania stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (a w przypadku okresów wykonywania pracy dla tego samego pracodawcy – również zakładowy staż pracy). Do stażu tego pod pewnymi warunkami wliczane są obecnie niektóre okresy świadczenia pracy (na innej podstawie niż stosunek pracy) lub prowadzenia działalności gospodarczej.

Na podstawie art. 302(1) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.; dalej: k.p.), począwszy od 1 stycznia 2026 r., do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, o której mowa w art. 8 ust. 6 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 199, ze zm.), oraz okresy pozostawania osobą współpracującą z osobą fizyczną prowadzącą tę działalność, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. W celu wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia osoba fizyczna zainteresowana ich uwzględnieniem składa do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) wniosek o wydanie zaświadczenia o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z danego tytułu.

Jakie inne okresy i na jakich zasadach wlicza się do stażu pracy?

Zaliczeniu do okresu zatrudnienia podlegają również okresy, w trakcie których osoba fizyczna:

1. wykonywała pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 795; dalej: k.c.) stosuje się przepisy dotyczące zlecenia;
2. wykonywała pracę na podstawie umowy agencyjnej;
3. pozostawała osobą współpracującą z osobą, o której mowa w pkt 1 lub 2;
4. pozostawała członkiem rolniczej spółdzielni produkcyjnej;
5. pozostawała członkiem spółdzielni kółek rolniczych

– w których ta osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Podstawę wliczenia tych okresów do okresu zatrudnienia stanowi zaświadczenie ZUS o opłaceniu za dany okres składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z danego tytułu.

Dodatkowo do okresu zatrudnienia wlicza się także udokumentowane okresy, o