Kiedy i na jakich zasadach pracodawca może odzyskać koszty poniesione na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika?

Czy pracodawca musi się zgodzić na podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych przez pracownika może odbywać się z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika. Wynika to wprost z art. 103(1) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.; dalej: k.p.). W przypadku gdy pracodawca z własnej inicjatywy kieruje pracownika na odpowiednie szkolenia bądź studia w ramach podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub wyraża na nie zgodę, pracownikowi przysługują określone, gwarantowane ustawowo świadczenia:

1. zwolnienie z całości lub części dnia pracy – na czas niezbędny, aby punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania;
2. urlop szkoleniowy, przy czym udziela się go w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy

– z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

Urlop szkoleniowy, o którym mowa powyżej, przysługuje w wymiarze:

1. 6 dni – dla osoby przystępującej do:

• egzaminów eksternistycznych,
• egzaminu maturalnego,
• egzaminu zawodowego lub egzaminu potwierdzającego kwalifikacje w zawodzie;

2. 21 dni – w ostatnim roku studiów – przeznaczonych na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Oznacza to, że pracodawca nie musi wyrazić zgody na podnoszenie przez pracownika kwalifikacji zawodowych, ale jeżeli się na to zgodził lub sam zaproponował pracownikowi podniesienie tych kwalifikacji, nie może odmówić mu udzielenia zwolnienia z części lub całości dnia pracy oraz urlopu szkoleniowego.

Zgodnie z art. 103(3) k.p. pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w tym pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie. Jednakże, w przeciwieństwie do zwolnienia z całości lub części dnia pracy i urlopu szkoleniowego, o których była mowa powyżej, przepisy k.p. nie obligują pracodawcy do udzielenia tego typu wsparcia.

W myśl art. 103(4) § 3 k.p. pracodawca, który zamierza zobowiązać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, musi zawrzeć z nim umowę szkoleniową, która określa wzajemne prawa i obowiązki stron. W odmiennej sytuacji pracodawca nie jest zobowiązany do zawierania tej umowy z pracownikiem. Co istotne, postanowienia takiej umowy nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy k.p. regulujące zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Chociaż umowa ta nie jest elementem stosunku pracy, powinna zostać zawarta na piśmie, aczkolwiek zawarcie jej w formie ustnej nie powoduje jej nieważności.

Kiedy prac