Podróże służbowe pracowników hybrydowych i zdalnych – o czym należy pamiętać?

Pracownik zdalny lub hybrydowy – czy każdy wyjazd jest podróżą służbową?

Przy temacie podróży pracowników zdalnych i hybrydowych często pojawia się pytanie, czy każdy przyjazd do pracy tych osób można uznać za podróż służbową.

Aby ustalić, kiedy w przypadku pracownika zdalnego i hybrydowego mamy do czynienia z wyjazdem służbowym, należy odnieść się do definicji zawartej w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.). Informuje on, że pracownikowi, który na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Z przepisu wynika więc, że przy ocenie, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, znaczenie mają: ustalone miejsce wykonywania pracy, cel wyjazdu oraz to, czy pracownik wykonuje zadanie na polecenie pracodawcy.

Kwestia podróży służbowych pracowników zdalnych i hybrydowych była również przedmiotem interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej (KIS). W dwóch interpretacjach wydanych w roku 2023 odmiennie ocenił sytuację pracowników wykonujących pracę zdalną i hybrydową (pismo z dnia 22 grudnia 2023 r. 0114-KDIP3-2.4011.908.2023.1.JK3 oraz pismo z dnia 28 lipca 2023 r. 0114-KDIP3-2.4011.517.2023.1.JK3).

Jeśli w umowie o pracę pracownika hybrydowego jako miejsca wykonywania pracy wskazano siedzibę pracodawcy i inne ustalone z nim miejsce, np. miejsce zamieszkania, to zwykły dojazd do siedziby pracodawcy w ramach ustalonego modelu pracy nie będzie co do zasady podróżą służbową.

Natomiast wyjazdy do klientów, na szkolenia czy konferencje mogą być traktowane jako podróż służbowa – jeśli pracownik wykonuje w ten sposób zadanie służbowe poza stałym miejscem wykonywania pracy i na polecenie pracodawcy.

Jeśli jednak umowa o pracę określa pracę zdalną jako podstawowy model pracy i wskazuje, że miejscem wykonywania pracy jest np. miejsce zamieszkania pracownika, to incydentalny dojazd do siedziby pracodawcy – na jego polecenie, w wyznaczonym przez niego terminie – może być traktowany jako podróż służbowa. Jeśli pracownik zdalny postanowi jednak sam z siebie odwiedzić biuro – bez polecenia pracodawcy – jego przyjazd nie będzie nosił znamion podróży służbowej.

Zatem nie każdy wyjazd pracownika zdalnego lub hybrydowego będzie traktowany jako podróż służbowa.

Podróż służbowa pracownika hybrydowego

Gdy polecenie wyjazdu służbowego otrzymuje pracownik pracujący w systemie hybrydowym, warto ustalić miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży – czy będzie to siedziba pracodawcy, czy np. miejsce zamieszkania – zwłaszcza wtedy, gdy miejsca te dzieli spora odległość.

Organizując wyjazd służbowy, pracodawcy korzystają często ze specjalnego dokumentu nazywanego „poleceniem wyjazdu służbowego”. Zawiera on wszelkie informacje związane ze zbliżającą się podróżą, takie jak:

• dane pracownika,
• daty wyjazdu i powrotu,
• cel podróży – zadanie do wykonania,
• miejsce docelowe,
• określenie środka transportu,
• wypłaconą pracownikowi kwotę zaliczki przeznaczoną na pokrycie wydatków związanych z poleceniem wyjazdu.

Aby podróż i pobyt przebiegły bez zakłóceń, warto wcześniej opracować harmonogram – określić czas podróży, ewentualnych spotkań, konferencji czy przerw. Wcześniejsze zarezerwowanie hoteli i środków transportu również ułatwi efektywne wykorzystanie czasu pracownika. Podobnie przekazanie dokumentów, materiałów czy urządzeń potrzebnych podczas wyjazdu usprawni wykonanie zleconego zadania.

Jeśli podróż służbową odbywa pracownik pracujący w systemie hybrydowym, warto też przemyśleć, jak wyjazd wpłynie na harmonogram jego pracy. Na przykład – jeśli w następnym dniu po powrocie pracownik ma zaplanowaną pracę zdalną, należy ustalić, czy powinien pojawić się w biurze, czy może pracować zdalnie.

Służbowy wyjazd pracownika z niepełnosprawnością

Polecenie wyjazdu służbowego może otrzymać również pracownik z niepełnosprawnością. W przypadku takich osób zastosowanie mają ogólne zasady dotyczące organizacji podróży służbowych. Niektórzy pracownicy mogą jednak potrzebować indywidualnych rozwiązań. Dlatego przed wyjazdem warto porozmawiać z taką osobą i w razie potrzeby zadbać, aby środki transportu, hotele czy miejsca spotkań podczas wyjazdu były dla niej dostępne.

Dobrze będzie, jeśli takie sprawy zostaną sprawdzone jeszcze przed wyjazdem, tak aby nie stawiać osoby z niepełnosprawnością przed koniecznością samodzielnego rozwiązywania ewentualnych trudności już na miejscu.

Wnioski

Organizacja podróży służbowej pracownika hybrydowego – poza standardowymi kwestiami – może wymagać ustalenia miejsca wyjazdu i sposobu wykonywania pracy po powrocie. Warto też pamiętać, że nie każda podróż takiej osoby będzie mogła być uznana za podróż służbową. Jeśli polecenie wyjazdu służbowego otrzymuje pracownik z niepełnosprawnością, dobrą praktyką będzie uwzględnienie jego potrzeb związanych z dostępnością.