Dofinansowanie z PFRON po przekazaniu pracowników innemu podmiotowi. Jak poprawnie wykazać efekt zachęty?

Od czego zależy wysokość dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością?

Jeżeli pracodawca zatrudnia pracowników z niepełnosprawnościami ujętych w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez PFRON, przysługuje mu dofinansowanie do ich wynagrodzeń w kwocie uzależnionej od stopnia niepełnosprawności poszczególnych pracowników lub od zdiagnozowania u nich konkretnych schorzeń, wskazanych w art. 26a ust. 1b ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884; dalej: u.r.o.n.). Zgodnie z tym przepisem dofinansowanie do wynagrodzenia przysługuje w zwiększonej kwocie, jeżeli w stosunku do danego pracownika orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję albo gdy pracownik ten jest osobą niewidomą.

Kiedy trzeba wykazać efekt zachęty na zatrudnionego pracownika z niepełnosprawnością?

Dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością jest udzielane jako pomoc na rekrutację i zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami, określona w art. 33 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. U. UE L 187 z 26.6.2014 r., s. 1; dalej: GBER). Na podstawie przepisów tego rozporządzenia wykazanie efektu zachęty jest jednym z podstawowych wymogów uzyskania owego dofinansowania. Jest to jednak wymóg warunkowy, uzależniony od tego, czy wsparcie to stanowi dla pracodawcy pomoc publiczną. Jeżeli tak nie jest, pracodawca nie musi wykazywać efektu zachęty w związku z zatrudnieniem nowego pracownika z niepełnosprawnością.

Zupełnie inaczej sytuacja wygląda u pracodawcy, dla którego dofinansowanie do wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika stanowi pomoc publiczną. W takim przypadku wykazanie efektu zachęty w odniesieniu do nowo zatrudnianego pracownika jest konieczne.

Powstaje zatem pytanie, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby pracodawca mógł wykazać efekt zachęty w stosunku do pracownika, na którego ubiega się o dofinansowanie do wynagrodzenia. Udzielając odpowiedzi na to pytanie, należy zaznaczyć, że efekt zachęty w stosunku do danego pracownika z niepełnosprawnością ustala się jednokrotnie w momencie jego zatrudnienia. Efekt ten obowiązuje przez cały okres zatrudnienia lub do momentu utraty statusu osoby niepełnosprawnej (chyba że pracownik przedstawi kolejne orzeczenie, z którego wynika, że niepełnosprawność istniała w okresie między pierwszym a drugim orzeczeniem, a on w tym okresie pozostawał w zatrudnieniu). Powyższe oznacza, że jedną z sytuacji powodujących wygaśnięcie efektu zachęty jest przerwa w zatrudnieniu (także wtedy, gdy wynosi ona jeden dzień). Wówczas, jeżeli po rozwiązaniu poprzedniej umowy pracodawca ponownie nawiązuje stosunek pracy z tą samą osobą, efekt zachęty należy zbadać powtórnie w miesiącu jej ponownego zatrudnienia.

Warunki występowania efektu zachęty

Jak wyjaśnia Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych (BON) na swojej stronie internetowej, efekt zachęty występuje, jeżeli:

1. pracodawca ma świadomość, że zatrudniany pracownik jest osobą z niepełnosprawnością;
2. w miesiącu, w którym zatrudniono tego pracownika, pracodawca wykazał efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową;
3. dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika stanowi dla pracodawcy pomoc konieczną, czyli bez możliwości jego uzyskania pracodawca nie zatrudniłby osoby z niepełnosprawnością. O tym, że dofinansowanie stanowiło pomoc konieczną, świadczy fakt, że pracodawca złożył wniosek o to wsparcie w pierwszym możliwym terminie po spełnieniu wszystkich warunków wyznaczonych przepisami prawa.

Wykazanie efektu zachęty metodą ilościową

Efekt zachęty może być wykazany przy zastosowaniu dwóch alternatywnych metod. Pierwszeństwo ma tzw. metoda ilościowa, która sprowadza się do wykazania, że zatrudnienie pracownika z niepełnosprawnością powoduje w miesiącu rozpoczęcia przez niego pracy wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających ten miesiąc. Zgodnie z art. 2 pkt 32 rozporządzenia GBER przez wzrost netto liczby pracowników należy rozumieć wzrost netto liczby pracowników w danym zakładzie w porównaniu ze średnią w danym okresie, po odjęciu od liczby utworzonych miejsc pracy wszystkich utraconych miejsc pracy w tym okresie.

Przykładowo, jeżeli pracodawca zatrudnił pracownika z niepełnosprawnością w czerwcu 2026 r., efekt zachęty metodą ilościową wykazuje, porównując stan zatrudnienia ogółem w tym miesiącu z przeciętnym (średnim) stanem zatrudnienia z okresu od czerwca 2025 r. do maja 2026 r. Wskazany średni stan zatrudnienia z okresu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc zatrudnienia pracownika ustala się poprzez zsumowanie stanów zatrudnienia z poszczególnych miesięcy i podzielenie tej sumy przez 12.

Kogo wliczać do personelu według przepisów unijnych?

W świetle art. 5 załącznika nr 1 do rozporządzenia GBER liczba personelu odpowiada liczbie rocznych jednostek pracy (RJP), czyli liczbie pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy w obrębie danego przedsiębiorstwa lub w jego imieniu w ciągu całego uwzględnianego roku referencyjnego. Jednocześnie liczbę osób zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy, w niepełnym wymiarze czasu pracy oraz sezonowo należy wyrazić w post