Niewiedza o niepełnosprawności pracownika może pozbawić pracodawcę prawa do dofinansowania do wynagrodzenia tego pracownika

Efekt zachęty jako przesłanka uzyskania dofinansowania do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością może otrzymać pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami ujęte w ewidencji prowadzonej przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Jeżeli stan zatrudnienia ogółem wynosi u niego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, pracodawca co do zasady musi osiągać wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%. Wynika to z art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884; dalej: u.r.o.n.).

Jeżeli dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością stanowi dla pracodawcy pomoc publiczną (tj. gdy prowadzi on działalność gospodarczą), aby je uzyskać, musi wykazać efekt zachęty w stosunku do zatrudnionego pracownika. Pracodawca ustala ten efekt jednokrotnie – w chwili podjęcia pracy przez pracownika z niepełnosprawnością. Efekt zachęty ustaje w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy – a więc utraty ciągłości zatrudnienia, nawet jednodniowej – albo utraty przez pracownika statusu osoby niepełnosprawnej.

Kryteria wystąpienia efektu zachęty i metody jego wykazania

W tym kontekście należy zaznaczyć, że zgodnie z wyjaśnieniami PFRON o wystąpieniu efektu zachęty można mówić, jeżeli:

1. w momencie zatrudniania pracownika pracodawca miał świadomość jego niepełnosprawności;
2. w miesiącu zatrudnienia pracownika pracodawca wykazał efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową;
3. dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika jest dla pracodawcy pomocą konieczną, bez której nie prowadziłby wspieranego działania (tj. zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością). Z tego powodu musi on złożyć wniosek o to dofinansowanie w pierwszym możliwym terminie po spełnieniu wszystkich wynikających z przepisów prawa wymogów uzyskania tego wsparcia.

Efekt zachęty może zostać wykazany:

• tzw. metodą ilościową – przez wykazanie wzrostu netto stanu zatrudnienia ogółem w miesiącu podjęcia pracy przez pracownika, na którego pracodawca zamierza pobierać dofinansowanie, w stosunku do przeciętnego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc podjęcia przez niego pracy (na podstawie art. 26b ust. 4 i 6 u.r.o.n.);
• tzw. metodą jakościową – przez wykazanie, że pracownik podjął pracę na stanowisku zwolnionym w warunkach określonych w art. 26b ust. 4 pkt 1-6 i ust. 5 u.r.o.n.

Potwierdzenie niepełnosprawności pracownika na potrzeby wykazania efektu zachęty a brak orzeczenia

Mając na względzie powyższe, PFRON wskazuje, że w momencie zatrudnienia pracownik powinien przekazać pracodawcy odpowiednie orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność. W myśl art. 1 w zw. z art. 5 i 62 u.r.o.n. za orzeczenia potwierdzające niepełnosprawność uznaje się te o:

• zaliczeniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności (lekkiego, umiarkowanego albo znacznego);
• całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy, wydane na podstawie przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1749, ze zm.), o których mowa w art. 5 u.r.o.n., równoważne z orzeczeniami o zaliczeniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności;
• niepełnosprawności, wydane przed ukończeniem przez daną osobę 16. roku życia;
• równoważne z orzeczeniami o zaliczeniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności, wskazane w art. 62 u.r.o.n.

W r