Korekta PFRON po wyrównaniu wynagrodzenia – jak uniknąć konieczności zwrotu środków z odsetkami?

Wypłata wyrównania wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością za ubiegłe miesiące stawia pracodawcę przed koniecznością weryfikacji terminów poniesienia kosztów płacy. Zgodnie z art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884; dalej: u.r.o.n.), pracodawca zatrudniający pracowników z niepełnosprawnościami ujętych w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych prowadzonej przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), może uzyskać miesięczne dofinansowanie do wynagrodzeń tych pracowników. W celu uzyskania tego dofinansowania pracodawca musi spełnić warunki określone w art. 26a–26c u.r.o.n. oraz w przepisach rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2024 r. w sprawie miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1191), a także w uregulowaniach rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (Dz. U. UE L 187 z 26.6.2014 r. str. 1).

Miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia pracownika z niepełnosprawnością nie przysługuje jednak pracodawcy zatrudniającemu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nieosiągającemu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%.

Kiedy środki PFRON podlegają zwrotowi?

Zasady zwrotu środków uzyskanych z PFRON zostały uregulowane w art. 49e u.r.o.n. Z ust. 1 tego artykułu wynika, że środki PFRON podlegają zwrotowi, jeżeli:

• zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem – w kwocie wykorzystanej w ten sposób;
• pobrane w nadmiernej wysokości – w kwocie pobranej w zawyżonej wysokości;
• w wyniku kontroli PFRON stwierdzono nieprawidłowości – w kwocie ustalonej w wyniku kontroli.

Zwrot środków PFRON następuje na podstawie decyzji Prezesa Zarządu PFRON nakazującej zwrot wypłaconych środków wraz z odsetkami naliczonymi od kwoty zwrotu, od dnia otrzymania tej kwoty, w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Jednakże odsetek nie nalicza się, jeżeli wystąpienie okoliczności powodujących obowiązek zwrotu środków PFRON było niezależne od zobowiązanego do zapłaty, albo wtedy, gdy wysokość odsetek nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty za list polecony pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 558).

Pracodawca, który nie zgadza się z decyzją nakazującą zwrot wypłaconych środków PFRON, może złożyć wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy do tego samego organu (Prezesa Zarządu PFRON).

Środki PFRON powinny zostać zwrócone w terminie trzech miesięcy od dnia otrzymania wezwania do zapłaty lub ujawnienia okoliczności powodujących obowiązek zwrotu.

Co, jeżeli PFRON wypłaci za niskie dofinansowanie?

Ustawodawca przewidział także sytuację, w której środki PFRON zostały wypłacone pracodawcy w wysokości niższej od należnej. Stosownie do art. 49e ust. 3 u.r.o.n., w takim przypadku kwotę stanowiącą różnicę między kwotą należną a kwotą wypłaconą wypłaca się wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych w terminie trzech miesięcy od dnia przedłożenia żądania wypłaty tej kwoty lub ujawnienia okoliczności powodujących obowiązek jej wypłacenia. Odsetek od tej kwoty nie nalicza się, jeżeli:

• wystąpienie okoliczności powodujących obowiązek wypłaty zaniżonych środków było niezależne od PFRON;
• ich wysokość nie przekraczałaby trzykrotności wartości opłaty za list polecony pobieranej przez operatora wyznaczonego, o który