Nie każdy laptop dla pracownika z niepełnosprawnością może być sfinansowany ze środków ZFRON

Celowość i oszczędność jako podstawowe zasady wykorzystania środków ZFRON

ZFRON to wewnątrzzakładowy fundusz tworzony przez pracodawców posiadających status zakładu pracy chronionej (ZPChr). Wynika to z art. 31 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 884; dalej: u.r.o.n.). Należy jednak podkreślić, że pracodawca jest wyłącznie dysponentem tych środków. Oznacza to, że mogą być one przeznaczane wyłącznie na wydatki spełniające cele określone w u.r.o.n. oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 7).

Zgodnie z art. 33 ust. 4 u.r.o.n., środki funduszu rehabilitacji powinny być przeznaczane na rehabilitację zawodową, społeczną i leczniczą (w tym na indywidualne programy rehabilitacji opracowywane przez powołane przez pracodawców komisje rehabilitacyjne) oraz na ubezpieczenie osób z niepełnosprawnościami. Środki ZFRON powinny być wydatkowane zgodnie z regulaminem wykorzystania tych środków, obowiązującym u pracodawcy. Ponadto, na podstawie § 4a wskazanego rozporządzenia wykorzystywanie środków ZFRON jest uwarunkowane dokonywaniem wydatków w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem optymalnego doboru metod i środków realizacji w stosunku do zakładanych efektów poniesienia wydatku. Prawidłowość, celowość i oszczędność tych wydatków powinny być każdorazowo weryfikowane w sposób zindywidualizowany, w odniesieniu do konkretnego wydatku i celu, w jakim został poniesiony.

Laptop dla pracownika działu kadr: argumenty pracodawcy

Mając na względzie powyższe przepisy, powstaje pytanie: czy – a jeśli tak – na jakich zasadach pracodawca może sfinansować ze środków funduszu rehabilitacji laptopa zakupionego dla osoby z niepełnosprawnością zatrudnionej w dziale kadr?

Odpowiedzi na to pytanie dostarcza NSA w wyroku z dnia 27 maja 2026 r. (sygn. akt I GSK 1557/25, LEX nr 4106482). Sprawa dotyczyła pracodawcy posiadającego status ZPChr, który skierował do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) wniosek o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis w związku z zakupem laptopa. Wydatek został poniesiony na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ZFRON, który umożliwia finansowanie wyposażenia stanowiska pracy oraz przystosowania jego otoczenia do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym zakupu, modernizacji, a także remontu maszyn i urządzeń.

Z zakupionego sprzętu ma korzystać osoba z niepełnosprawnością zatrudniona na stanowisku pracownika działu kadr. Pracodawca argumentował, że:

• większość obowiązków pracownika jest wykonywana przy użyciu komputera;
• laptop umożliwi udział w szkoleniach i kursach on-line, co ułatwi pracownikowi podnoszenie kwalifikacji zawodowych;
• urządzenie umożliwi wykonywanie pracy zdalnej, co wpłynie pozytywnie na stan zdrowia pracownika, a także umożliwi mu kontakt z grupami wsparcia.

Standardowy komputer a zmniejszenie ograniczeń zawodowych pracownika z niepełnosprawnością

Argumentacja ta nie przekonał