Przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę a dofinansowanie wynagrodzeń osób z niepełnosprawnościami – kluczowe wyjaśnienia PFRON

Z wyjaśnień PFRON wynika, że decydujące znaczenie ma podmiot faktycznie ponoszący koszt wynagrodzenia za dany okres sprawozdawczy. Jednocześnie Fundusz przypomina o szeregu obowiązków formalnych związanych z rejestracją nowego pracodawcy oraz prawidłowym dokumentowaniem przejęcia pracowników.

Kto powinien wystąpić o dofinansowanie po przekształceniu przedsiębiorstwa?

Podstawowa zasada jest jednoznaczna: o dofinansowanie do wynagrodzeń powinien występować ten pracodawca, który wypłacił wynagrodzenie pracownikowi z niepełnosprawnością za dany okres sprawozdawczy.

Oznacza to, że jeżeli wynagrodzenie za dany miesiąc zostało wypłacone już przez nowo utworzoną spółkę, to właśnie ten podmiot powinien złożyć wniosek o dofinansowanie, nawet jeśli zatrudnienie pracownika rozpoczęło się jeszcze u poprzedniego pracodawcy.

W praktyce pozwala to zachować ciągłość korzystania ze wsparcia pomimo zmiany formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa.

Jakie dokumenty należy złożyć do PFRON?

Nowy pracodawca powinien przekazać do Funduszu:

• formularz Wn-D wraz z wymaganymi załącznikami,
• pismo przewodnie opisujące zaistniałe zdarzenie prawne,
• pełnomocnictwo, jeśli dokumenty mają być podpisywane przez osobę działającą w imieniu pracodawcy.

PFRON podkreśla, że od 1 kwietnia 2026 r. oficjalna korespondencja elektroniczna prowadzona jest wyłącznie za pośrednictwem systemu e-Doręczeń. W konsekwencji ePUAP nie może być już wykorzystywany do skutecznego składania wniosków, pełnomocnictw ani dokumentów związanych z postępowaniami dotyczącymi dofinansowań.

Po zgłoszeniu nowemu pracodawcy zostanie nadany odrębny numer PFRON oraz nowe dane dostępowe do systemu obsługującego składanie dokumentów.

Kontynuacja danych po poprzednim pracodawcy

Choć nowy podmiot otrzymuje własny numer identyfikacyjny w PFRON, dane wykazywane we wnioskach nie są tworzone od początku.

Fundusz wskazuje, że informacje prezentowane przez spółkę powinny stanowić kontynuację danych wykazywanych wcześniej przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą. Dotyczy to w szczególności:

• stanów zatrudnienia wykazywanych we wniosku Wn-D,
• informacji o wcześniej uzyskanej pomocy publicznej przeznaczonej na subsydiowanie wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami,
• danych dotyczących przejętych pracowników.

Wypełniając dokumentację, należy uzupełnić wszystkie wymagane pola, w tym dane adresowe pracowników.

Efekt zachęty – warunek niezbędny do uzyskania wsparcia

Jednym z najważniejszych warunków otrzymania dofinansowania pozostaje wykazanie efektu zachęty.

Jest on ustalany jednokrotnie – na miesiąc zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością – i obowiązuje przez cały okres zatrudnienia, aż do rozwiązania stosunku pracy lub utraty statusu osoby niepełnosp