ZFŚS a fałszywe oświadczenia – jak i kiedy pracodawca może żądać zwrotu świadczenia?

Kto może korzystać ze wsparcia ze środków ZFŚS?

W przypadku przedsiębiorców prywatnych obowiązek utworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS) spoczywa na tym przedsiębiorcy, który według stanu na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudnia co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Z kolei przedsiębiorca, który na dzień 1 stycznia danego roku kalendarzowego zatrudnia co najmniej 20, ale nie więcej niż 49 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, musi utworzyć ten fundusz wyłącznie wtedy, gdy z wnioskiem o jego utworzenie wystąpi zakładowa organizacja związkowa. Powyższe zasady wynikają z art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 288, ze zm.; dalej: u.z.f.ś.s.). Do podstawowych form wsparcia realizowanego ze środków ZFŚS należy przyznawanie ulgowych usług i świadczeń, a także dopłat dla osób uprawnionych. Do tego grona należą pracownicy i członkowie ich rodzin, emeryci i renciści (byli pracownicy) oraz członkowie ich rodzin, a także inne osoby, którym pracodawca przyznał – w regulaminie – prawo korzystania ze świadczeń socjalnych.

Kluczowe znaczenie ma kryterium socjalne

Zgodnie z art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od spełnienia przez osobę uprawnioną kryterium socjalnego, w ramach którego bierze się pod uwagę:

1. sytuację życiową osoby uprawnionej do korzystania z funduszu;
2. sytuację rodzinną oraz materialną tej osoby.

Należy podkreślić, że kryterium socjalne jest jedynym parametrem, który pracodawca może uwzględnić przy przyznawaniu wsparcia, o którym mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s. Zasada ta jest nadrzędna i ma charakter bezwzględny.

Czy pracodawca może żądać potwierdzenia danych osobowych pracownika?

W celu uzyskania ulgowych usług i świadczeń oraz dopłat, o których mowa w art. 8 ust. 1 u.z.f.ś.s., oraz określenia ich wysokości osoby uprawnione muszą udostępnić pracodawcy odpowiednie informacje, przekazując je w formie oświadczeń. Ponadto pracodawca może żądać udokumentowania danych w zakresie niezbędnym do ich weryfikacji, przy czym potwierdzenie następuje najczęściej na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej. Pracodawca przetwarza te informacje przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia bądź dopłaty oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń. Przynajmniej raz w roku powinien on dokonywać przeglądu tych danych w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Jeżeli ich przechowywanie jest już zbędne, pracodawca niezwłocznie je usuwa.

Jednocześnie ustawodawca zastrzegł, że w zakresie dotyczącym przetwarzania danych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE z 2016 r. L 119, str. 1, ze zm.; dalej: RODO), do ich przetwarzania mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby te mają wówczas obowiązek zachowania tych danych w tajemnicy.

Zasady przyznawania wsparcia z ZFŚS muszą być określone w regulaminie

Pracodawca powinien określić zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowan