Cyfryzacja kadr i płac w Polsce: koszty, ryzyka i liczby

Fragmentaryczna cyfryzacja

Największym problemem działów kadrowo-płacowych pozostaje dziś brak spójnego środowiska pracy. W badaniu towarzyszącym raportowi 42 proc. respondentów jako problem wskazało na rozproszone dane w Excelu i wielu systemach, a 39 proc. na papierowy obieg dokumentów. Dalej znalazło się długie rozliczanie czasu pracy i płac, wskazane przez 35 proc. badanych, wysokie ryzyko błędów ludzkich – 33 proc., a także brak szybkich analiz dla zarządu i trudności z nadążaniem za zmianami prawa – po 32 proc. To pokazuje, że problem ma charakter systemowy: firmy inwestują, ale nie zawsze budują jeden spójny system danych.

Prawo wymusza cyfryzację

Raport trafnie pokazuje, że cyfryzację napędzają dziś zmiany w prawie. Wśród priorytetów na najbliższe 12 miesięcy firmy najczęściej wskazują obsługę umów cywilnoprawnych i B2B, ważną dla 15 proc. badanych, a także raportowanie luki płacowej oraz obszar BHP i szkoleń – po 11 proc. Na poziomie unijnym ta presja jest realna: dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń wprowadza obowiązki raportowe dla pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób, przy czym firmy zatrudniające ponad 250 pracowników mają raportować co roku, a pracodawcy z przedziałów 100–249 osób, co trzy lata. To oznacza, że bez uporządkowanych danych płacowych, kategorii stanowisk i historii zmian wiele organizacji po pros