Pracodawca przechodzi na elektroniczną dokumentację pracowniczą – czy trzeba zniszczyć dokumentację papierową?

Przez jaki okres należy przechowywać dokumentację pracowniczą?

Na podstawie art. 94(6) pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.; dalej: k.p.) w razie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi (w postaci papierowej lub elektronicznej) informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p. W świetle art. 94 pkt 9b tej ustawy do podstawowych obowiązków pracodawcy zalicza się przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Z kolei w myśl art. 94(5) k.p., jeżeli w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b tej ustawy, pracodawca ponownie nawiąże stosunek pracy z byłym pracownikiem, którego dokumentację pracowniczą ma obowiązek przechowywać, w związku z czym pracodawca będzie kontynuował prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej, okres przechowywania tej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Kiedy pracodawca jest zobowiązany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej?

Zgodnie z art. 94(7) § 1 k.p., pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu, o którym mowa w art. 94(6) pkt 2 k.p., przeznaczonego na odbiór dokumentacji

pracowniczej. Jeżeli były pracownik – w okresie po upływie terminu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, ale przed jej zniszczeniem – zwróci się do pracodawcy z wnioskiem (w postaci papierowej lub elektronicznej) o wydanie tej dokumentacji, pracodawca może wydać dokumentację byłemu pracownikowi.

Jak dokonać zmiany postaci prowadzonej dokumentacji pracowniczej?

Jednym z kluczowych uprawnień pracodawcy jest zmiana postaci prowadzonej i przechowywanej dokumentacji pracowniczej. Ustawodawca przewidział dwie odrębne procedury takiej zmiany. Procedury te zostały uregulowane w art. 94(8) k.p. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na zmianę postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, powinien sporządzić odwzorowanie cyfrowe tej dokumentacji. Może to zrobić poprzez wykonanie skanu dokumentacji papierowej, a następnie opatrzenie skanu:

• kwalifikowanym po