Ryczałt za pracę zdalną ze środków ZFRON? Uwaga na kosztowny błąd i sankcje ze strony PFRON

Pracodawca powinien pokryć część kosztów związanych z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej

Ustawodawca uregulował kwestie związane z pracą zdalną w art. 67(18)–67(34) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.; dalej: k.p.). Zgodnie z art. 67(24) § 1 pkt 2 k.p., do podstawowych obowiązków pracodawcy należy m.in. pokrycie niezbędnych kosztów ponoszonych przez pracownika wykonującego pracę zdalną związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych – niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy w tym trybie. Oprócz tego pracodawca powinien pokryć także inne koszty niż wymienione powyżej, jeżeli są one bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, a ich zwrot został określony w porozumieniu w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym między pracodawcą a związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracodawcy albo w porozumieniu w sprawie zasad wykonywania pracy zdalnej zawartym między pracodawcą a pracownikiem.

Co istotne, pracodawca zobowiązany do pokrycia wskazanych powyżej kosztów może wypłacić pracownikowi ryczałt, w wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Pracodawca i pracownik mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy – w tym urządzeń technicznych – niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że spełniają one wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego k.p. Wówczas pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Należy podkreślić, że ciążący na pracodawcy obowiązek wypłaty ekwiwalentu, o którym mowa powyżej, może zostać zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Jakie czynniki należy uwzględnić przy obliczaniu wysokości ryczałtu za pracę zdalną?

Ustalając wysokość wspomnianego ekwiwalentu albo ryczałtu, pracodawca musi przede wszystkim uwzględnić:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych;
• ich udokumentowane ceny rynkowe;
• ilo