Większa firma a wykazanie efektu zachęty – o czym powinien pamiętać pracodawca, który utracił status MŚP?

Znaczenie efektu zachęty dla uzyskania dofinansowania do wynagrodzenia niepełnosprawnego pracownika

Zgodnie z art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 913, ze zm.; dalej: u.r.o.n.), pracodawca, który zatrudnia pracownika z niepełnosprawnością, ujętego w ewidencji zatrudnionych osób niepełnosprawnych (prowadzonej przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych), może uzyskać miesięczne dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika, pod warunkiem spełnienia przesłanek określonych w przepisach u.r.o.n. Jednym z najważniejszych wymogów w tym zakresie jest wykazanie efektu zachęty związanego z zatrudnieniem niepełnosprawnego pracownika, w odniesieniu do którego pracodawca zamierza uzyskać dofinansowanie do wynagrodzenia.

Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych wskazuje, że efekt zachęty uznaje się za spełniony, jeżeli:

1. w momencie zatrudniania pracownika pracodawca miał świadomość, że zatrudnia osobę z niepełnosprawnością;
2. w miesiącu zatrudnienia pracownika z niepełnosprawnością pracodawca wykazał efekt zachęty metodą ilościową lub jakościową;
3. dofinansowanie do wynagrodzenia jest pomocą konieczną – bez możliwości jego uzyskania pracodawca nie zatrudniłby pracownika z niepełnosprawnością i w związku z tym wniosek o dofinansowanie został złożony w pierwszym możliwym terminie po spełnieniu wszystkich warunków uzyskania dofinansowania, określonych przepisami prawa.

W jaki sposób pracodawca może wykazać efekt zachęty na zatrudnianego pracownika?

Efekt zachęty można wykazać na dwa sposoby. Pierwszym i jednocześnie podstawowym sposobem wykazania tego efektu jest tzw. metoda ilościowa, która polega na wykazaniu, że zatrudnienie pracownika z niepełnosprawnością powoduje w miesiącu rozpoczęcia pracy przez tego pracownika wzrost zatrudnienia ogółem w stosunku do średniego stanu zatrudnienia z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia przez niego pracy.

Jednakże wykazanie efektu zachęty metodą ilościową nie zawsze jest możliwe. Wówczas zastosowanie znajduje tzw. metoda jakościowa, w ramach której pracodawca zatrudnia pracownika z niepełnosprawnością na wakujące stanowisko, które zostało zwolnione w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem (niekoniecznie niepełnosprawnym):

1. z przyczyn określonych w art. 52 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.);
2. za wypowiedzeniem złożonym przez pracownika;
3. na mocy porozumienia stron;
4. wskutek przejścia pracownika na rentę z tytułu niezdolności do pracy;
5. z upływem czasu, na który umowa została zawarta;
6. z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania umowa została zawarta.

Nawet wówczas, gdy powyższe przesłanki nie zostały spełnione, pracodawca wciąż może wykazać efekt zachęty metodą jakościową, o ile stanowisko pracy, na którym zatrudniono pracownika z niepełnosprawnością, powstało:

1. na skutek wygaśnięcia umowy o pracę z poprzednim pracownikiem (efektu zachęty nie można wykazać w odniesieniu do pracownika, który jest ponownie zatrudniany na tym samym stanowisku pracy, na którym uprzednio pracował u danego pracodawcy);
2. w wyniku zmniejszenia wymiaru czasu pracy innego pracownika – na wniosek tego pracownika.

Pracodawca ustala efekt zachęty jednokrotnie, na miesiąc zatrudnienia danego pracownika. Efekt ten trwa do momentu rozwiązania stosunku pracy z tym pracownikiem lub utraty przez niego statusu osoby niepełnosprawnej. Należy zaznaczyć, że w sytuacji gdy dany pracownik stał się osobą z niepełnosprawnością już po zatrudnieniu, pracodawca nie musi wykazywać na niego efektu zachęty. Pracodawca musi jednak złożyć wniosek o dofinansowanie do wynagrodzenia tego pracownika w pierwszym możliwym terminie po otrzymaniu orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność i spełnieniu wszystkich wymogów określonych przepisami prawa.

Wielkość przedsiębiorstwa zależy od liczby pracowników, finansów i powiązań z innymi przedsiębiorstwami

Przy ustalaniu wielkości pr