Plan naprawczy jako narzędzie wspierania rozwoju pracowników

Czym jest plan naprawczy?

Idea planu naprawczego nie wynika z zapisów Kodeksu pracy. Pracodawca może jednak zawrzeć postanowienia dotyczące takich działań w wewnętrznych regulaminach, np. w regulaminie pracy. Plan naprawczy jest zatem dokumentem, jaki pracodawca przygotowuje dla konkretnego pracownika w związku z zauważonymi trudnościami. Jest on więc swoistym narzędziem służącym poprawie efektywności pracy. Aby spełnił swój cel, musi jasno odnosić się do obszarów, które wymagają korekty, i zawierać jasne sposoby pracy nad niedociągnięciami.

Kiedy warto zastanowić się nad wdrożeniem planu naprawczego?

Istnieje wiele sytuacji, które mogą skłonić pracodawcę do uruchomienia planów naprawczych. Może on na przykład zauważyć, że pracownik:

• narusza obowiązujące procedury i zasady organizacyjne,
• ma powtarzające się problemy z realizacją zadań,
• widocznie obniża jakość pracy,
• nie wywiązuje się z terminów,
• narusza zasady współżycia społecznego.

To oczywiście przykładowe sytuacje. Warto jednak pamiętać, że pojedyncza pomyłka i incydentalne trudności nie muszą, a nawet nie powinny być powodem wdrażania planu naprawczego. Każdy przecież czasem zrobi coś nie tak. Jeśli jednak zauważone trudności trwają przez dłuższy okres, są powtarzalne i nie zmieniają się mimo bieżących rozmów, to uruchomienie planu naprawczego może być dobrym pomysłem.

Dlaczego warto wdrażać plany naprawcze?

Istnieje sporo powodów, które przemawiają za wprowadzaniem w firmie planów naprawczych.

Jednym z nich jest zatrzymanie pracownika w zakładzie. Oczywiste jest, że zwalnianie zatrudnionych i organizowanie nowych rekrutacji to kwestie kosztowne. Organizacje ponoszą swoiste koszty również w początkowym okresie pracy nowego pracownika, gdyż najczęściej nie wykonuje on jeszcze swoich zadań tak efektywnie, jak doświadczony członek zespołu z dłuższym stażem pracy. Niekiedy firmy mocno odczuwają brak zatrudnionych, którzy posiadali rzetelną wiedzę o procesach w nich zachodzących.

Plan naprawczy pokazuje wszystkim zatrudnionym ważną kwestię – pracodawca nie przekreśla od razu pracowników mierzących się ze spadkiem wydajności. Nawet jeśli fakt objęcia działaniami naprawczymi nie jest przyjemny, bo siłą rzeczy wskazuje na pewne niedomagania, to tak naprawdę jest elementem budowania właściwej kultury pracy. Kultury opartej na rozwoju i inwestowaniu w zatrudnionych.

Właściwe przygotowany i przeprowadzony proces naprawczy przyczynia się też do poprawy efektywności pracowników. Dzięki niemu poznają oni swoje słabe strony i braki. A taka wiedza połączona ze wsparciem pracodawcy pomaga rozwijać umiejętności i niwelować niewłaściwe zachowania.

Plan naprawczy może być też ważnym narzędziem pomagającym ustalić, czy danego pracownika wciąż zatrudniać. Jeśli bowiem nie następuje poprawa, pracownik nie zmienia swoich postaw i podejścia do pracy czy współpracowników, działania podjęte podczas planu naprawczego mogą stanowić element oceny dalszej współpracy.

Jak ustalić, czy należy wprowadzić plan naprawczy?

Planując działania naprawcze, należy zachować pewną ostrożność i uczciwie ocenić sytuację. Jak już wcześniej wspomniano, wszyscy zmagamy się czasem z okresowym spadkiem wydajności, który nie wymaga inicjowania działań naprawczych. Warto też zawsze zadać sobie pytanie: „Dlaczego pracownik pracuje mniej efektywnie?”. Może się bowiem okazać, że wina nie leży tylko po jego stronie.

W czym może leżeć problem?

Brak stosownych kompetencji

Jeśli w zakresie obowiązków pracownika znajdą się zadania, do których nie ma on przygotowania lub wymaganych umiejętności czy kompetencji, problemy pojawią się szybko. Nie każdy zatrudniony ma odwagę powiedzieć, że czegoś nie wie, że nie potrafi wykonać powierzonych obowiązków. Niedostosowanie pracy do pracownika może więc prowadzić do zaburzeń, które nie wynikają tylko i wyłącznie z winy zatrudnionego.

Brak jasnej komunikacji

Bardzo często niewłaściwe wykonywanie zadań nie wynika ze złej woli pracownika czy jego lenistwa. Powodem bywa skomplikowana komunikacja, która nie przekazuje prostych, zrozumiałych komunikatów. Niekiedy pracodawcy nie stosują też regularnych feedbacków, co utrwala złe nawyki. Brak informacji zwrotnej często przyczynia się do różnych nieprawidłowości. Efekt? Pomyłki, nieporozumienia, spadek wydajności.

Brak właściwej organizacji pracy

Zdarza się, że przyczyną zaburzeń w wykonywaniu pracy są błędy organizacyjne. Źle zaplanowane procesy pracy, nieodpowiedni podział zadań w zespołach, przeciążenie obowiązkami nie będą sprzyjać efektywności.

Również brak odpowiednich narzędzi może przyczyniać się do złej jakości pracy. Podobnie przestarzałe, niesprawne urządzenia najprawdopodobniej będą generować usterki lub inne zakłócenia. A tego typu problemy są przecież niezależne od zatrudnionych.

Widać więc, że zawsze warto dokładnie przyjrzeć się sytuacji i szczerze ocenić czy wdrażać plan naprawczy, czy raczej należy usprawnić kwestie stojące po stronie pracodawcy.

Taka wnikliwość będzie mieć szczególne znaczenie przy zatrudnianiu pracowników z niepełnosprawnościami. W niektórych sytuacjach – aby mogli oni wykonywać swoją pracę skutecznie i bez ryzyka błędów – potrzebują pewnych usprawnień na stanowiskach pracy. Jeśli pracodawca zauważy jakieś nieprawidłowości czy powtarzające się pomyłki lub spadek wydajności, warto na początek przyjrzeć się właśnie tej kwestii – czy pracownik otrzymał wsparcie umożliwiające mu pełne wykorzystanie swoich kompetencji.

Skuteczny plan naprawczy – jak go opracować?

Aby plan naprawczy był skuteczny, musi dotykać konkretnych problemów. Powinny być one zatem jasno opisane. Zamiast ogólników typu „obniżona wydajność” czy „spadek zaangażowania” można odnieść się do konkretnych sytuacji, które niepokoją pracodawcę.

Plan naprawczy nie zadziała, jeśli nie uwzględni się w nim celów do zrealizowania. Powinny być one przejrzyste, zrozumiałe dla pracownika, związane z zauważonymi nieprawidłowościami i mieć określone terminy realizacji. Ocena wykonania założeń planu naprawczego nie może budzić wątpliwości pracownika. Powinna być uczciwa, rzetelna, oparta na faktach.

Bardzo ważnym elementem planu naprawczego będzie także określenie działań wspierających pracownika. Taki plan nie polega przecież na rzuceniu go na głęboką wodę i obserwowaniu, jak sobie radzi. Chodzi przecież o to, by konkretnej osobie pomóc pracować sprawniej. Można więc wziąć pod uwagę mentoring, szkolenia, konsultacje, czy w przypadku pracowników z niepełnosprawnościami – wprowadzenie racjonalnych usprawnień.

Trudno będzie realizować plan naprawczy bez regularnych rozmów. Dzięki nim pracodawca będzie na bieżąco monitorował postępy pracownika. Jeśli w trakcie realizacji planu wynikną trudności, rozmowy pozwolą na szybkie wyjaśnienie zakłóceń.

Wnioski

Plan naprawczy nie jest formą karania pracowników. Jest raczej narzędziem wspierającym ich rozwój i umożliwiającym im pozostanie w firmie. Aby jednak spełniał takie właśnie funkcje, wymaga dokładnej analizy przyczyn zaburzeń i dostosowania do konkretnych sytuacji.