Kiedy wydatek pracownika może stać się kosztem uzyskania przychodu?

CIT i koszty uzyskania przychodów

CIT, czyli podatek dochodowy od osób prawnych, jest podatkiem płaconym m.in. przez spółki kapitałowe. Podstawą opodatkowania jest dochód, czyli różnica między osiągniętymi przychodami a kosztami ich uzyskania.

Koszty uzyskania przychodów to wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Im wyższe koszty podatkowe przedsiębiorstwa, tym niższy dochód podlegający opodatkowaniu. Dlatego prawidłowe rozliczanie wydatków pracowniczych ma bezpośredni wpływ na wysokość zobowiązań podatkowych firmy.

Jak rozliczyć codzienne wydatki pracowników?

Wielu pracodawców nadal wychodzi z założenia, że wydatek można zaliczyć do kosztów podatkowych wyłącznie wtedy, gdy firma posiada fakturę wystawioną na swoje dane. Tymczasem przepisy ustawy o CIT nie określają szczegółowo, jakie dokumenty muszą potwierdzać poniesienie kosztu.

Sprawa dotycząca tego problemu została zinterpretowana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS).

Sprawa rozpatrywana przez Dyrektora KIS dotyczyła spółki, której pracownicy ponosili wydatki związane z wykonywaniem obowiązków służbowych. Były to zarówno koszty podróży służbowych, jak i bieżące wydatki operacyjne niezbędne do realizacji zadań na rzecz pracodawcy.

Spółka zamierzała rozliczać takie wydatki na podstawie funkcjonującego w organizacji systemu raportowania kosztów. Pracownicy składali raport wydatków wraz z dokumentami potwierdzającymi ich poniesienie, a po zatwierdzeniu dokumentacja trafiała do ksiąg rachunkowych. Powstała jednak wątpliwość, czy taki sposób dokumentowania jest wystarczający dla celów podatkowych.

Dyrektor KIS: przepisy CIT nie wymagają wyłącznie faktur

W wydanej interpretacji, z 26 maja 2026 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.159.2026.1.MN, Dyrektor KIS zwrócił uwagę na istotną kwestię. Ustawa