Szkoda w firmie – kiedy pracodawca może żądać odszkodowania od pracownika?

Nie każdy pracownik odpowiada za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Zgodnie z jedną z podstawowych zasad prawa pracy, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy. W myśl art. 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.; dalej: k.p.) odpowiedzialność taką ponosi pracownik, który w następstwie niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych w sposób zawiniony (umyślnie albo nieumyślnie) wyrządził pracodawcy szkodę. Oznacza to, że pracownik nie odpowiada za szkodę wyrządzoną bez swojej winy.

Jeżeli chodzi o zakres odpowiedzialności materialnej pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy, co do zasady pracownik ponosi ją wyłącznie w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda. Co ważne, pracownik nie odpowiada za szkodę w zakresie, w jakim pracodawca lub inna osoba przyczyniły się do jej powstania albo zwiększenia się jej wysokości.

Warto też zaznaczyć, że pracownik nie ponosi ryzyka związanego z działalnością pracodawcy. W myśl art. 117 § 2 k.p. szczególnym przejawem ograniczenia odpowiedzialności pracownika za szkodę jest wyłączenie tej odpowiedzialności w zakresie szkody powstałej w związku z działaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Pracodawca musi udowodnić wystąpienie szkody w związku z zachowaniem pracownika

W świetle art. 116 k.p. ciężar dowodowy w zakresie wykazania okoliczności uzasadniających odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy, jak również w zakresie przypisania działaniu lub zaniechaniu pracownika winy, spoczywa na pracodawcy. To także pracodawca musi wykazać wysokość szkody poniesionej wskutek zawinionego przez pracownika niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. W celu udowodnienia powyższych okoliczności pracodawca może korzystać z wszelkich środków dowodowych (np. faktur, zeznań świadków czy korespondencji elektronicznej), przy czym o ich uwzględnieniu zdecyduje ostatecznie sąd.

Niekiedy dochodzi do sytuacji, w której pracownik wyrządził szkodę pracodawcy wspólnie z innymi pracownikami. W takim przypadku każdy z pracowników odpowiada za część szkody, stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy danego pracownika. Niekiedy jednak nie można ustalić stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracownikó