Koszty uzyskania przychodów w CIT w przypadku wydatków dokumentowanych fakturami wystawionymi poza KSeF

Przedsiębiorcy nie wiedzą, czy faktura wystawiona poza KSeF może dokumentować koszt uzyskania przychodów na gruncie podatku CIT

W celu udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie należy odwołać się do stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Organ podatkowy udzielił odpowiedzi na wniosek spółki (podatnika CIT i czynnego podatnika podatku od towarów i usług). W zależności od sytuacji poszczególnych kontrahentów spółki – od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., a niekiedy od 1 stycznia 2027 r. – są oni lub będą zobowiązani do wystawiania na rzecz spółki faktur zakupowych w postaci faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Przedsiębiorca nie był pewien, czy w przypadku, gdy niektóre z tych faktur zostaną wystawione poza KSeF, w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, będzie on mógł zaliczyć wydatki ujęte na tych fakturach do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 554; dalej: u.p.d.o.p.). W związku z tym skierował do Dyrektora KIS wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Według stanowiska przedsiębiorcy, w analizowanym stanie faktycznym wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi poza KSeF, w formie innej niż faktura ustrukturyzowana, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na gruncie przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych.

Warunki, które musi spełnić wydatek, aby można było uznać go za koszt uzyskania przychodów

W tym miejscu należy przypomnieć, że w myśl art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

W doktrynie przyjmuje się, że w celu uznania określonego wydatku za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu u.p.d.o.p. wydatek ten musi łącznie spełniać poniższe warunki:

1. został poniesiony przez podatnika (z jego majątku), a nie przez inną osobę;
2. jego poniesienie ma charakter definitywny – nie został w żaden sposób zwrócony podatnikowi;
3. pozostaje w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
4. został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zach