Czy zakup rocznego dostępu do aplikacji Ewidencja ulg może być finansowany z ZFRON?

Na tym tle szczególnie interesująca okazała się sprawa dotycząca zakupu rocznego dostępu do aplikacji internetowej służącej do prowadzenia ewidencji ulg we wpłatach na PFRON. Organ podatkowy uznał, że taki wydatek nie ma wystarczającego związku z rehabilitacją zawodową pracownika z niepełnosprawnością. Spółka twierdziła natomiast, że aplikacja realnie ułatwia pracę konkretnej osobie zatrudnionej na stanowisku administracyjno-biurowym i ogranicza obciążenia wynikające z jej stanu zdrowia.

Spór ten doczekał się już sądowej oceny.

Stan faktyczny: aplikacja do ewidencji ulg i odmowa wydania zaświadczenia

Spółka wystąpiła o wydanie zaświadczenia o udzielonej pomocy de minimis w związku z wydatkiem poniesionym z ZFRON na zakup całorocznego dostępu do aplikacji internetowej „Ewidencja ulg we wpłatach na PFRON”. Pracodawca wyjaśnił, że aplikacja stanowi wyposażenie stanowiska pracy pracownika z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, zatrudnionego na stanowisku administracyjno-biurowym. Do jego obowiązków należało m.in. nadzorowanie rozliczeń z kontrahentami i instytucjami publicznymi oraz kontrola obiegu dokumentacji handlowej. Spółka podkreślała, że elektroniczne narzędzie upraszcza prowadzenie ewidencji, jest stale aktualizowane zgodnie ze zmieniającymi się przepisami i pozwala ograniczyć wysiłek związany z papierowym prowadzeniem dokumentacji.

Organ I instancji odmówił wydania zaświadczenia, a stanowisko to podtrzymał organ odwoławczy. W ocenie organów zakup abonamentu do aplikacji miał charakter „uniwersalny”, ponieważ z programu mogłyby korzystać zarówno osoby z niepełnosprawnością, jak i osoby pełnosprawne. Zdaniem organów nie wykazano bezpośredniego związku między tym wydatkiem a ograniczeniami wynikającymi z rodzaju i stopnia niepełnosprawności konkretnego pracownika.

Kluczowe pytanie: czy wyposażenie stanowiska pracy musi być „specjalistyczne”?

Sedno sprawy sprowadzało się do odpowiedzi na pytanie, czy finansowanie z ZFRON może obejmować wyłącznie rozwiązania specjalnie dostosowane do potrzeb wynikających z niepełnosprawności, czy również sprzęt i narzędzia o charakterze standardowym, o ile służą one stanowisku pracy osoby niepełnosprawnej i ułatwiają jej wykonywanie obowiązków.

Organy przyjęły wykładnię zawężającą. Uznały, że skoro aplikacja nie była narzędziem indywidualnie skonfigurowanym pod potrzeby konkretnego pracownika i mogła być używana także przez inne osoby, to nie można jej traktować jako wydatku kwalifikowanego w ramach wyposażenia stanowiska pracy finansowanego z ZFRON.

Spółka prezentowała odmienne stanowisko. Wskazywała, że przepisy nie wymagają, aby każde wyposażenie stanowiska pracy miało charakter specjalistyczny lub było stworzone wyłącznie dla osób z niepełnosprawnościami. Istotne jest to, czy wydatek pozostaje w związku z wykonywaną pracą i czy realnie ułatwia jej świadczenie pracownikowi z niepełnosprawnością.

Co na to sąd?

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gorzowie Wielkopolskim (wyrok z 6 listopada 2025 r., sygn. I SA/Go 249/25, prawomocny) nie podzielił stanowiska organów i uchylił zarówno zaskarżone postanowienie, jak i postanowienie organu I instancji.

Sąd wyraźnie wskazał, że środki ZFRON mogą być przeznaczane także na sprzęt o charakterze standardowym i uniwersalnym, który nie musi posiadać dodatkowych, ponadstandardowych przystosowań dla osoby z niepełnosprawnością. Kluczowe jest natomiast to, aby wydatek był związany ze stanowiskiem pracy osoby niepełnosprawnej i służył realizacji celu rehabilitacji zawodowej, rozumianej jako ułatwienie uzyskania i utrzymania odpowiedniego zatrudnienia.

WSA odwołał się przy tym do wcześniej prezentowanej linii orzeczniczej Naczelnego Sądu Administracyjnego i zaakcentował, że przepisy dotyczące ZFRON nie nakładają obowiązku wykazywania, iż wyposażenie stanowiska pracy musi być każdorazowo „dostosowane” do rodzaju niepełnosprawności. Taki wymóg nie wynika z § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie ZFRON, który mówi o wyposażeniu stanowiska pracy, a nie o jego specjalistycznym dostosowaniu.

Istotna wykładnia § 2 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia ZFRON

Na szczególną uwagę zasługuje fragment uzasadnienia dotyczący interpretacji § 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie ZFRON. Sąd podkreślił, że przepis ten przewiduje dwa odrębne cele wydatkowania środków:

• po pierwsze — wyposażenie stanowiska pracy,
• po drugie — przystosowanie jego otoczenia do potrzeb osób niepełnosprawnych.

To rozróżnienie ma duże znaczenie praktyczne. Organy próbowały natomiast połączyć oba elementy i oczekiwały, że także samo wyposażenie stanowiska pracy będzie musiało wykazywać cechy szczególnego dostosowania do niepełnosprawności. Tymczasem sąd uznał, że takie odczytanie przepisu nie znajduje podstaw prawnych.

Innymi słowy, nie każdy wydatek na wyposażenie stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością musi być wydatkiem na rozwiązanie „specjalistyczne”. Wystarczy, że pozostaje on funkcjonalnie związany z pracą tej osoby i ułatwia jej wykonywanie obowiązków.

Aplikacja jako realne ułatwienie pracy

Sąd zwrócił również uwagę na konkretny stan faktyczny. Spółka wykazała, że zakup aplikacji został dokonany z myślą o pracowniku z niepełnosprawnością, którego schorzenia powodowały ograniczenia ruchowe, wysiłkowe i związane z długotrwałą, wymuszoną pozycją ciała. Elektroniczny system ewidencji ograniczał konieczność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji papierowej, a tym samym zmniejszał wysiłek fizyczny i organizacyjny związany z wykonywaniem obowiązków służbowych.

WSA zauważył również, że organy nie ustaliły, aby z aplikacji korzystali inni, pełnosprawni pracownicy. Nie było więc podstaw, by automatycznie zakładać, że skoro narzędzie ma charakter uniwersalny, to traci związek ze stanowiskiem pracy osoby niepełnosprawnej.

Co więcej, w uzasadnieniu odnotowano także, że producent aplikacji deklarował zgodność z wytycznymi WCAG 2.0, co dodatkowo wzmacniało argument o dostępności rozwiązania dla osób z niepełnosprawnościami.

Podsumowanie

Wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 6 listopada 2025 r., sygn. I SA/Go 249/25, stanowi ważny punkt odniesienia w sporach dotyczących zakresu dopuszczalnych wydatków z ZFRON. Płynie z niego czytelny sygnał, że rehabilitacja zawodowa nie ogranicza się wyłącznie do ściśle specjalistycznych narzędzi. Obejmuje także takie wyposażenie stanowiska pracy, które realnie wspiera osobę z niepełnosprawnością w wykonywaniu obowiązków zawodowych i pomaga jej utrzymać zatrudnienie.

W realiach współczesnego rynku pracy, w którym narzędzia cyfrowe stają się podstawowym elementem organizacji stanowiska pracy, taka wykładnia ma szczególne znaczenie. Pokazuje bowiem, że przepisy o ZFRON powinny być interpretowane przez pryzmat rzeczywistego wsparcia zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.