Racjonalne usprawnienia – od czego zacząć, by miały one sens?

Racjonalne usprawnienia – definicja

Jeśli wspominamy o oficjalnej definicji racjonalnych usprawnień, to należy przywołać zapis art. 23a pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 913, ze zm.).

Ma on takie brzmienie:

„Pracodawca jest obowiązany zapewnić niezbędne racjonalne usprawnienia dla osoby niepełnosprawnej pozostającej z nim w stosunku pracy, uczestniczącej w procesie rekrutacji lub odbywającej szkolenie, staż, przygotowanie zawodowe albo praktyki zawodowe lub absolwenckie. Niezbędne racjonalne usprawnienia polegają na przeprowadzeniu koniecznych w konkretnej sytuacji zmian lub dostosowań do szczególnych, zgłoszonych pracodawcy potrzeb wynikających z niepełnosprawności danej osoby, o ile przeprowadzenie takich zmian lub dostosowań nie skutkowałoby nałożeniem na pracodawcę nieproporcjonalnie wysokich obciążeń, z zastrzeżeniem ust. 2.”.

Co wynika z tego zapisu?

Po pierwsze to, że pracodawca zatrudniający osoby z niepełnosprawnościami jest zobowiązany do wprowadzenia racjonalnych usprawnień. Po drugie – koszty ponoszone z ich wprowadzeniem mają być proporcjonalne i nie powinny stanowić nadmiernego obciążenia. Po trzecie – potrzeby osób z niepełnosprawnościami należy zgłosić pracodawcy.

Racjonalne usprawnienia w praktyce

Ustawodawca nie określił konkretnie, czego mają dotyczyć racjonalne usprawnienia. Nie da się bowiem przewidzieć wszystkich możliwych sytuacji i potrzeb, z jakimi spotykają się osoby niepełnosprawne w miejscu pracy.

O jakie dostosowania może więc chodzić?

Dostosowanie środowiska pracy

Może ono polegać na usunięciu barier i stworzeniu takiego środowiska pracy, w którym osoby z niepełnosprawnościami będą mogły swobodnie funkcjonować. Przykładem mogą być: zastosowanie regulacji wysokości mebli biurowych, poszerzenie drzwi, zainstalowanie podjazdów lub wind.

Wyposażenie w odpowiedni sprzęt biurowy

W grę może tu wejść zakup sprzętu sterowanego głosem, czytników ekranu, oprogramowania do transkrypcji mowy, urządzeń wspomagających słuch, ergonomicznych klawiatur i myszy komputerowych.

Dostosowanie czasu pracy do potrzeb pracownika

Elastyczny czas pracy pozwala osobom z niepełnosprawnościami pogodzić pracę zawodową z troską o swoje zdrowie, plany leczenia czy rehabilitacji.

Dostosowanie zadań do możliwości osoby z niepełnosprawnością

Może ono przejawiać się w zmianie zakresu obowiązków, tak aby wykorzystać mocne strony pracownika, lub na umożliwieniu wykonywania pracy w systemie zdalnym.

Jak widać, racjonalne usprawnienia powinny odpowiadać na konkretne potrzeby konkretnego pracownika – nie istnieje przecież jedno uniwersalne rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej sytuacji. Ale jak tworzyć racjonalne usprawnienia, by spełniały swoją rolę?

Racjonalne usprawnienia są efektem racjonalnych rozmów

Nie da się zaprzeczyć temu, że brak dialogu uniemożliwia skuteczne działanie w wielu przestrzeniach organizacji. Dotyczy to również kwestii wprowadzania racjonalnych usprawnień. Częstym błędem pracodawców jest to, że z góry zakładają, co danej osobie będzie potrzebne, a co nie. A przecież to, co dla jednej osoby będzie wsparciem, dla innej może okazać się niewystarczające, a dla kolejnej zupełnie zbędne. Bez szczerej, otwartej rozmowy nie poznamy rzeczywistych potrzeb pracownika. A jeśli ich nie poznamy, nie będziemy w stanie odpowiednio przystosować warunków pracy do jego osoby. Wówczas może się okazać, że nasze starania będą nietrafione, a koszty, które poniesiemy, nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.

Dlaczego rzadko rozmawia się o potrzebach pracowników?

Przyczyn braku dialogu jest pewnie wiele i w każdej organizacji mogą mieć inne podłoże. Można jednak wyszczególnić dwa powody, które mogą być wspólne dla wielu firm.

Temat racjonalnych usprawnień traktowany jest jako temat jednorazowy

Zdarza się, że omawianie potrzeb i możliwości pracownika pojawia się tylko na początku zatrudnienia. Warto jednak pamiętać, że sytuacja osoby z niepełnosprawnością może się zmienić – z różnych przyczyn. Jeśli za tymi zmianami nie idą zmiany w dostosowaniach dla pracownika, racjonalne usprawnienia – choć początkowo były dobre – mogą stracić swoją wartość.

Obawy przed rozmowami

Obawy te mogą towarzyszyć obu stronom. Pracownik może mieć opory przed zgłoszeniem swoich potrzeb. Opowiadanie o ograniczeniach i proszenie o pomoc nie są łatwe.

Z drugiej strony niektórzy pracodawcy też mogą unikać takich rozmów, gdyż mają świadomość, że mogą one skutkować koniecznością wprowadzenia zmian czy nawet poniesieniem dodatkowych kosztów.

I tu warto pamiętać, że wprowadzanie racjonalnych usprawnień nie zawsze musi obciążać tylko pracodawcę. Można korzystać ze wsparcia Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) lub programów realizowanych przez Powiatowe Urzędy Pracy.

Jakie są konsekwencje braku rozmów o racjonalnych usprawnieniach?

Brak dialogu zawsze niesie za sobą konsekwencje – choć nie zawsze są one szybko widoczne. Efektem braku dopasowań – poza mniejszym komfortem pracy osoby z niepełnosprawnością – w dłuższej perspektywie mogą być: ukryte wykluczenie, spadek efektywności, większe zmęczenie, frustracja, ryzyko wypalenia lub odejścia. A pracodawca naraża się na wprowadzanie pozornej inkluzji.

Wnioski

W książce „Ofiara władzy”, którą napisali wspólnie Inga Ergen i Bartosz Kurek, napisano:

„Gdy się ze sobą otwarcie rozmawia, wszystko da się wyjaśnić. Zawsze jest jakieś rozwiązanie, nawet jeśli czasem nie widać go od razu”.

Ta myśl ma również przełożenie na kwestię współpracy z osobami z niepełnosprawnościami. Tam, gdzie podejmuje się rozmów, nawet jeśli czasem nie są one wygodne, to znajdują się dobre rozwiązania. A dobre rozwiązania w kwestii racjonalnych usprawnień wspierają pracę nie tylko pracowników z niepełnosprawnościami, ale usprawniają funkcjonowanie całej organizacji.