Pracodawco, od marca zapłacisz więcej na PFRON. Znamy nowe stawki

Ustalenie stanu zatrudnienia

Obowiązek dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie co najmniej 6%.

Wysokość wpłaty ustala się jako iloczyn liczby pracowników stanowiącej różnicę między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie 6-procentowego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych a rzeczywistą liczbą zatrudnionych osób niepełnosprawnych oraz kwoty stanowiącej 40,65% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału. Do wyliczenia kwoty należnej wpłaty na PFRON konieczne jest ustalenie w pierwszej kolejności liczby zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, tzn. osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W myśl art. 28 ust. 3 u.r.o.n. do pracowników należy wliczyć również osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą, na zasadach określonych w tym przepisie – jeżeli pracodawca ma status zakładu pracy chronionej.

Do stanu zatrudnienia nie wlicza się osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne, np. o dzieło czy zlecenie, a także osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę tymczasową oraz osób pełniących funkcję członka organu spółki.

Stan zatrudnienia powinno się ustalić za cały miesiąc w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że pracodawca powinien ustalić liczbę etatów w danym miesiącu, które oblicza przez zastosowanie średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu.

Do stanu zatrudnienia ogółem nie należy wliczać osób, które nie są osobami z niepełnosprawnościami, zatrudnionych:

1. na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
2. przebywających na urlopach wychowawczych,
3. nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
4. będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
5. nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
6. przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne przepisy ustaw.
7. przebywających na urlopach rodzicielskich

W przypadku osób z niepełnosprawnościami do stanu zatrudnienia ogółem nie należy wliczać osób przebywających na wszelkich urlopach bezpłatnych.

Obliczanie wpłaty na PFRON

Najpierw należy ustalić liczbę pracowników zatrudnionych ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Średnią arytmetyczną powinno się obliczyć: sumując stan zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (etaty), a następnie dzieląc uzyskany wynik przez liczbę dni w miesiącu.

W obliczeniach wpłaty na PFRON powinno się uwzględniać również dni wolne od pracy (niedziele, święta), przyjmując stan zatrudnienia w danym dniu. Stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty należy obliczać po zakończeniu miesiąca.

Następny etap to obliczenie różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w zakładzie pracy, uwzględniając art. 2a ustawy o rehabilitacji.

W przypadku nieosiągania wymaganego wskaźnika zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych pracodawca musi wnieść wpłatę. Dla niektórych jednostek wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%. Dotyczy to:

1. publicznych i niepublicznych uczelni,
2. publicznych i niepublicznych szkół,
3. publicznych i niepublicznych przedszkoli,
4. publicznych i niepublicznych innych form wychowania przedszkolnego
5. placówek opiekuńczo-wychowawczych,
6. regionalnych placówek opiekuńczo-terapeutycznych,
7. interwencyjnych ośrodków preadopcyjnych,
8. placówek resocjalizacyjnych,
9. publicznych i niepublicznych żłobków,
10. klubów dziecięcych

– dla których wskaźnik ten wynosi 2%.

Otrzymany wynik (różnicę wymaganego i rzeczywistego stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych) należy pomnożyć przez kwotę stanowiącą 40,65% przeciętnego wynagrodzenia. Samo pojęcie przeciętnego wynagrodzenia należy rozumieć jako przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, uwzględniane od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa GUS.

Kto jest zwolniony z wpłat na PFRON?

Wpłaty na PFRON nie muszą dokonywać:

1. domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej;
2. hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej;
3. zakłady opiekuńczo-lecznicze;
4. placówki dyplomatyczne i urzędy konsularne;
5. przedstawicielstwa i misje zagraniczne;
6. publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Wzrost przeciętnego wynagrodzenia – wyższe wpłaty na PFRON od 1 marca 2026 r.

Wysokość wpłat na PFRON podlega okresowym zmianom, ponieważ jest bezpośrednio powiązana z przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej ogłaszanym przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Tak samo jest obecnie, kiedy przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w czwartym kwartale 2025 r. wyniosło 9 197,79 zł. W porównaniu z trzecim kwartałem minionego roku, w którym wynosiło 8 771,70 zł, oznacza to wzrost o 426,09 zł. W konsekwencji od 1 marca 2026 r. pracodawcy objęci obowiązkiem wpłat na PFRON muszą uwzględnić wyższe koszty z tego tytułu.

W związku ze wzrostem przeciętnego wynagrodzenia w czwartym kwartale 2025 r. kwota odpowiadająca 40,65% tego wynagrodzenia wynosi obecnie 3 738,90 zł. Jest to o 173,20 zł więcej niż w okresie obowiązującym od 1 grudnia 2025 r. do 28 lutego 2026 r., co oznacza wzrost wysokości wpłat na PFRON od 1 marca 2026 r.

Biorąc pod uwagę powyższe, od 1 marca 2026 r. podstawą wyliczenia wpłaty będzie kwota 3 738,90 zł za każdy brakujący etat osoby niepełnosprawnej, co oznacza wyraźny wzrost obciążeń w porównaniu z poprzednim okresem. Pracodawcy powinni uwzględnić tę zmianę w planowaniu kosztów zatrudnienia. Przedsiębiorcy, których płacenie „kar na PFRON” irytuje i chcieliby zmniejszyć ich wysokość lub całkiem je zniwelować, powinni poważnie pomyśleć o zwiększeniu poziomu zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, dzięki czemu osiągną wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych.