E-teczka bez barier – nowoczesna dokumentacja pracownicza

Czym jest e-teczka?

E-teczka to elektroniczna forma akt osobowych pracownika. Obejmuje ona wszystkie dokumenty kadrowe i płacowe związane z zatrudnieniem danej osoby – od momentu nawiązania stosunku pracy do jego rozwiązania.

Wdrożenie e-teczki wymaga wcześniejszego przygotowania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej. Sporządza się więc skany tych dokumentów i w takiej formie trafiają one do systemu e-teczki. System przypisuje konkretne dokumenty do odpowiednich części dokumentacji pracowniczej (A, B, C, D, E) i tworzy w ten sposób pełną teczkę osobową zatrudnionego. Tak stworzona dokumentacja zapisywana jest w bezpiecznym miejscu – elektronicznym archiwum.

Czy e-teczka jest bezpieczna?

Tak, e-teczka jest bezpiecznym sposobem przechowywania danych zatrudnionych osób. Bezpieczeństwo takie wymuszają wręcz zapisy rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 917, ze zm.). W § 9 tego rozporządzenia określono, że system elektroniczny, w którym prowadzona jest e-dokumentacja, musi zapewniać:

• zabezpieczenie przed jej uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
• integralność treści dokumentacji i metadanych;
• stały dostęp osób upoważnionych;
• identyfikację osób upoważnionych do dokumentacji, skuteczne wyszukiwanie metadanych.

Zapisy rozporządzenia wymagają dodatkowo podpisywania plików kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczętowania kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Zalety wdrożenia e-dokumentacji

Wprowadzenie do firmy systemu elektronicznej dokumentacji przynosi wymierne korzyści. Jedną z nich, która często przychodzi do głowy jako pierwsza, jest zmniejszenie przestrzeni biurowej niezbędnej do przechowywania akt osobowych. Dzięki prowadzeniu e-dokumentacji pozbywamy się opasłych segregatorów, półek, szafek, które zajmują zazwyczaj sporo miejsca. Minimalizujemy także koszty utrzymania takich pomieszczeń. Tego rodzaju działania wpisują się w komponent środowiskowy (E) strategii ESG, który zachęca do zachowań proekologicznych.

Kolejną korzyścią jest oszczędność czasu, ponieważ wyszukiwanie potrzebnych danych nie wymaga fizycznego przeszukiwania dokumentacji – wystarczy wpisać odpowiednie hasło w wyszukiwarce systemu.

Możliwość integracji z systemami kadrowo-płacowymi i szybkiego importowania dokumentów to również zaleta e-teczki.

Wspomniane powyżej przepisy prawne zapewniają najwyższy poziom zabezpieczeń dokumentów, ale też zgodność z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych (RODO). Warto także wspomnieć o bardzo przydatnej funkcji systemów e-dokumentacji pracowniczej, która wskazuje na potencjalne braki w dokumentacji lub przypomina o ważnych terminach (np. o kończących się umowach, upoważnieniach, orzeczeniach czy terminach badań lekarskich). Funkcja ta redukuje ryzyko błędów i opóźnień.

E-teczka a dane pracowników z niepełnosprawnościami

Każdy rodzaj dokumentacji pracowniczej – tradycyjny, papierowy, jak i elektroniczny – musi chronić dostęp do danych pracowników. Zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami (OzN) wymaga jeszcze większej uważności, ponieważ dane o niepełnosprawności należą do kategorii danych szczególnie wrażliwych. Pracodawca może przetwarzać je tylko za zgodą pracownika i jeśli są one niezbędne do realizacji uprawnień przysługujących OzN. Obecność takich danych wymaga zastosowania szczególnych środków technicznych uniemożliwiających dostęp osób nieuprawnionych.
Zatem wdrażając e-teczkę, należy zadbać nie tylko o kwestie bezpieczeństwa informatycznego, ale również o jasne procedury wewnętrzne regulujące sposób przetwarzania danych dotyczących OzN. Warto ustalić, kto będzie miał wgląd do takich informacji, i wprowadzić rejestrację aktywności logowań – kto i kiedy przegląda dane wrażliwe. Takie podejście minimalizuje ryzyko naruszeń prywatności, a OzN daje poczucie bezpieczeństwa.

Bardzo ważna jest również kwestia dostępności cyfrowej (WCAG). Niektórzy pracownicy z niepełnosprawnościami muszą mieć możliwość powiększania tekstu, obsługi czytników ekranu czy dostęp do materiałów video. Brak dostępności może narażać pracodawcę na zarzut nierównego traktowania.

Wdrożenie e-teczki

Wdrożenie e-teczki nie kończy się na zakupie systemu czy na zeskanowaniu dokumentacji pracowniczej. To proces, który warto dobrze przemyśleć i dostosować do własnej organizacji. Jakie mogą być etapy tego procesu?

1. Wybór odpowiedniego oprogramowania – czy jest zgodne z przepisami o dokumentacji pracowniczej i o RODO.
2. Audyt danych – kontrola i ewentualne uporządkowanie dokumentacji znajdującej się w teczkach osobowych ze szczególnym zwróceniem uwagi na dane wrażliwe.
3. Szkolenia dla działów personalnych i kierowników – jak korzystać z e-teczki, jak przestrzegać zasad poufności itp.;
4. Przygotowanie wewnętrznej polityki e-dokumentacji wyjaśniającej jej cele, zasady ochrony danych, zakres uprawnień.

Wnioski

Postęp cyfrowy już nie tylko puka do drzwi działów personalnych, ale rozgaszcza się w nich na dobre. E-teczka jest tego przykładem. Właściwie wdrożona przyspiesza procesy HR, wzmacnia bezpieczeństwo danych i ułatwia sprawne posługiwanie się nimi. Jeśli dokumentacja cyfrowa dostosowana jest także do pracowników z niepełnosprawnościami, staje się elementem faktycznej inkluzji i odpowiedzialnego zarządzania zasobami ludzkimi.