Zmiana stopnia niepełnosprawności pracownika – kiedy i jak skorygować kod tytułu ubezpieczenia w ZUS?

Zasady zaliczania pracowników do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych

W świetle przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 913, ze zm.) – dalej: u.r.o.n., osobami niepełnosprawnymi są osoby, u których niepełnosprawność została potwierdzona:

• orzeczeniem o zaliczeniu do jednego z trzech stopni niepełnosprawności (lekkiego, umiarkowanego lub znacznego), wydanym przez powiatowy lub wojewódzki zespół do spraw orzekania o niepełnosprawności (art. 1 pkt 1 u.r.o.n.);
• orzeczeniem o całkowitej lub częściowej niezdolności do pracy, wydanym zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1631, ze zm.);
• innym orzeczeniem traktowanym na równi z orzeczeniami o zaliczeniu do jednego ze stopni niepełnosprawności, wydanym na zasadach określonych w art. 5 i 62 u.r.o.n.;
• orzeczeniem o niepełnosprawności, wydanym przed ukończeniem 16. roku życia (art. 1 pkt 3 u.r.o.n.).

W myśl art. 2a ust. 1 u.r.o.n. przeważnie osoba niepełnosprawna jest wliczana do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia przedstawienia pracodawcy orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność.

Nieco inaczej jest w przypadku, gdy niepełnosprawny pracownik przedstawi pracodawcy kolejne orzeczenie potwierdzające niepełnosprawność, a z treści tego orzeczenia wynika, że w okresie od dnia złożenia wniosku o jego wydanie do dnia jego wydania, pracownik był osobą niepełnosprawną. Jeżeli w tym przypadku wniosek, o którym mowa powyżej, został złożony nie później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia, pracodawca powinien zaliczyć pracownika do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych od dnia złożenia wniosku o wydanie nowego orzeczenia.

Jeżeli jednak z treści kolejnego orzeczenia potwierdzającego niepełnosprawność płynie wniosek, że w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy tego orzeczenia pracownik był osobą niepełnosprawną, zalicza się go do stanu zatrudnienia osób niepełnosprawnych w okresie do 3 miesięcy poprzedzających dzień przedstawienia pracodawcy kolejnego orzeczenia, choćby złożył wniosek o wydanie tego orzeczenia później niż w dniu następującym po dniu, w którym upłynął termin ważności poprzedniego orzeczenia.

Kiedy należy zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych?

Pracodawca, który zatrudnił osobę z niepełnosprawnością na podstawie umowy o pracę, ma obowiązek zgłoszenia takiego pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), ponieważ na podstawie umowy o pracę pracownik ten jest objęty obowiązkowymi ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi. Zobowiązanie to wynika z dyspozycji art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 350, ze zm.) – u.s.u.s.

Pracodawca zgłasza pracownika do ub