Jak prawidłowo obliczyć liczbę dni kontroli u przedsiębiorcy w ciągu roku kalendarzowego?

Gdzie może zostać przeprowadzona kontrola przedsiębiorcy?

Co do zasady miejscem przeprowadzania kontroli przedsiębiorcy przez organy kontroli jest jego siedziba lub miejsce wykonywania przez niego działalności gospodarczej. Wynika to wprost z treści art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1480) – dalej: u.p.p. Przeważnie kontrolę przeprowadza się w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Jednakże ustawodawca przewidział pewne odstępstwo od powyższych zasad. Ściślej mówiąc, o ile może to usprawnić prowadzenie kontroli, a przedsiębiorca wyrazi na to zgodę, kontrola może być przeprowadzona:

• w miejscu przechowywania przez przedsiębiorcę dokumentacji, w tym ksiąg podatkowych, innym niż siedziba przedsiębiorcy lub miejsce wykonywania działalności gospodarczej;
• w siedzibie organu kontroli (w tym miejscu mogą być przeprowadzone także poszczególne czynności kontrolne);
• w sposób zdalny za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 366, ze zm.) lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2024 r., poz. 1513) – jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej (w tym trybie mogą być przeprowadzone również poszczególne czynności kontrolne)

– przy czym dokumenty oraz informacje zebrane w toku czynności wykonywanych przez organ kontroli z naruszeniem tych przepisów nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu kontrolnym.

Jaki jest limit dni kontroli przedsiębiorców?

Zgodnie z art. 55 ust. 1 u.p.p., czas trwania wszystkich kontroli organu u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać, w odniesieniu do:

1. mikroprzedsiębiorców – 6 dni roboczych;
2. małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
3. średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
4. pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

– z zastrzeżeniem wyjątków enumeratywnie wskazanych w art. 55 ust. 2 u.p.p. (niemających znaczenia w analizowanej sprawie).

Jeżeli z przyczyn niezależnych od organu kontroli czas trwania kontroli musi zostać przedłużony, jest to dopuszczalne, o ile organ kontroli przedstawi uzasadnienie takiego przedłużenia na piśmie. Uzasadnienie powinno być doręczone przedsiębiorcy, który podlega kontroli. Tak więc przedłużenie kontroli wymaga jednoczesnego spełnienia dwóch warunków, a mianowicie:

• wystąpienia przyczyny niezależnej od organu kontroli;
• pisemnego uzasadnienia przedłużenia kontroli przez organ kontroli w związku z zaistnieniem tej przyczyny.

Nawet po przedłużeniu trwania takiej kontroli, nie mogą zostać naruszone limity określone w art. 55 ust. 1 u.p.p. Wyjątkiem jest przypadek określony w art. 55 ust. 4 tej ustawy, gdy przedłużenie czasu trwania kontroli jest spowodowane ujawnieniem w toku kontroli:

• zaniżenia zobowiązania podatkowego w wysokości przekraczającej równowartość 10% kwoty zadeklarowanego zobowiązania podatkowego, jednak nie niższej niż 500 zł;
• zawyżenia straty w wysokości przekraczającej równowartość 50% kwoty zadeklarowanej straty, jednak nie niższej niż 2500 zł;
• faktu niezłożenia przez przedsiębiorcę deklaracji pomimo takiego obowiązku.

Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o ujawnionych okolicznościach, o których mowa powyżej, wskazując zgromadzony w tym zakresie materiał dowodowy. Ponadto doręcza przedsiębiorcy uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli.

Jeżeli chodzi o kontrole przedłużone w trybie, o którym mowa w art. 55 ust. 4 u.p.p., czas ich trwania nie może spowodować przekroczenia odpowiednio dwukrotności limitów określonych w art. 55 ust. 1 tej ustawy, czyli w odniesieniu do:

1. mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
2. małych przedsiębiorców – 36 dni roboczych;
3. średnich przedsiębiorców – 48 dni roboczych;
4. pozostałych przedsiębiorców – 96 dni roboczych.

W razie, gdyby wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czas jej trwania nie może przekraczać 7 dni. Czasu trwania powtórnej kontroli nie wlicza się do limitów kontroli określonych w art. 55 ust. 1 u.p.p.

Ad