Adaptacja stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością – zasady zwrotu kosztów i konsekwencje wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę

Jakie warunki musi spełnić pracodawca, aby uzyskać zwrot kosztów adaptacji stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością?

Pracodawca, który zatrudnia (na podstawie stosunku pracy) osoby z niepełnosprawnościami, może ubiegać się o zwrot dodatkowych kosztów poniesionych w związku z zatrudnianiem tych osób. Jednakże najpierw musi spełnić odpowiednie warunki.

Po pierwsze, jak wynika z treści art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 913, ze zm.) – dalej u.r.o.n., zwrotowi podlegają koszty związane z zatrudnieniem osób z niepełnosprawnościami:

• bezrobotnych lub poszukujących pracy niepozostających w zatrudnieniu;
• pozostających w zatrudnieniu u pracodawcy ubiegającego się o zwrot kosztów. Nie dotyczy to przypadku, gdy przyczyną powstania niepełnosprawności w okresie zatrudnienia u tego pracodawcy było zawinione przez pracodawcę lub przez pracownika naruszenie przepisów, w tym przepisów prawa pracy.

Po drugie, pracodawca musi zatrudniać osobę, o której mowa powyżej, przez okres co najmniej 36 miesięcy.

Po trzecie, pracodawca musi złożyć odpowiedni wniosek o zwrot dodatkowych kosztów poniesionych w związku z zatrudnianiem osób z niepełnosprawnościami do starosty właściwego ze względu na miejsce zarejestrowania osoby niepełnosprawnej jako bezrobotnej lub poszukującej pracy niepozostającej w zatrudnieniu, albo do starosty właściwego ze względu na miejsce zatrudnienia osoby niepełnosprawnej, miejsce siedziby albo miejsce zamieszkania tej osoby.

Jakie koszty adaptacji stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością podlegają zwrotowi?

Jeżeli pracodawca spełni wszystkie powyższe warunki, może otrzymać z Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) zwrot kosztów:

• adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w szczególności poniesionych w związku z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy dla tych osób, stosownie do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności;
• adaptacji lub nabycia urządzeń ułatwiających osobie z niepełnosprawnością wykonywanie pracy lub funkcjonowanie w zakładzie pracy;
• zakupu i autoryzacji oprogramowania na użytek pracowników z niepełnosprawnościami oraz urządzeń technologii wspomagających lub przystosowanych do potrzeb wynikających z ich niepełnosprawności

– z zastrzeżeniem, że w powyższych przypadkach zwrotowi nie podlegają koszty adaptacyjne, poniesione przez pracodawcę przed dniem podpisania umowy ze starostą;

• rozpoznania przez służby medycyny pracy wskazanych powyżej potrzeb, z tym że kwota zwrotu tego rodzaju kosztów nie może przekraczać 15% kosztów związanych z przystosowaniem tworzonych lub istniejących stanowisk pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Powyższe koszty podlegają zwrotowi wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą dodatkowych kosztów pracodawcy wynikających z zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami.

W piśmiennictwie zwraca się uwagę, że przy rozpatrywaniu wniosku o zwrot kosztów adaptacji stanowiska pracy dla osoby z niepełnosprawnością starosta powinien uwzględniać:

1. wysokość dostępnych środków PFRON-u przeznaczonych na ten cel w danym roku;
2. sytuację finansową pracodawcy, zapewniającą zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami przez okres co najmniej 36 miesięcy;
3. potrzeby lokalnego rynku pracy;
4. wysokość przewidywanych kosztów, o których zwrot występuje pracodawca (zob. E. Staszewska, Art. 26 Zwrot kosztów adaptacji pomieszczeń i urządzeń do potrzeb osób niepełnosprawnych [w:] E. Bielak-Jomaa, Rehabilitacja zawodowa i społeczna oraz zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami. Komentarz, Wolters Kluwer Polska 2023, LEX).

Pracodawca musi także uzyskać odpowiednią opinię PIP

Jeśli pracodawca chce uzyskać zwrot kosztów adaptacyjnych stanowiska pracy dla osoby z niepełnosprawnością, musi najpierw uzyskać pozytywną opinię Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), odpowiednio o przystosowaniu lub o spełnieniu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowisku pracy lub w pomieszczeniach zakładu pracy, o których była mowa wcześniej. Opinia taka jest wydawana na wniosek starosty, zgodnie z zasadami określonymi w § 16 i 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 grudnia 2014 r. w sprawie zwrotu dodatkowych kosztów związanych z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 1334, ze zm.).

Jakie koszty adaptacji stanowiska pracy osoby z niepełnosprawnością stanowią koszty kwalifikowane?

Jeżeli chodzi o koszty kwalifikowane w zakresie adaptacji pomieszczeń zakładu pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, to w myśl § 4 przywołanego rozporządzenia kosztami tymi są udokumentowane koszty:

1. zakupu materiałów oraz wykonania robót budowlanych w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, dotyczących dostosowania pomieszczeń zakładu stosownie do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
2. zakupu środków trwałych stanowiących wyposażenie pomieszczeń zakładu w związku z przystosowaniem stanowisk pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
3. wytworzenia systemem gospodarczym lub w zakładzie pracy środków trwałych stanowiących wyposażenie pomieszczeń zakładu w związku z przystosowaniem stanowisk pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnościami

– w celu umożliwienia wykon