Nadwyżka opłaconych składek społecznych. Co zrobić, żeby je odzyskać?

Postępowanie w razie stwierdzenia nienależnego opłacenia składek na ubezpieczenia społeczne zostało uregulowane w przepisach art. 24 ust. 6a-8e ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 350, ze zm.) – dalej: u.s.u.s. Zgodnie z art. 24 ust. 6a u.s.u.s., jeśli płatnik składek nienależnie je opłacił, ZUS z urzędu zalicza nadpłatę na poczet zaległych lub bieżących składek.

Jeżeli jednak płatnik nie ma żadnych zaległych ani bieżących składek do opłacenia, ZUS zalicza nienależnie opłacone składki na poczet przyszłych składek. Niemniej jednak ustawodawca przewidział, że składki te nie zostaną zaliczone na poczet przyszłych składek, jeśli płatnik składek spełnia warunki określone w przepisach u.s.u.s.

Od czego uzależniona jest możliwość otrzymania zwrotu nadpłaconych składek na ubezpieczenia społeczne?

Po pierwsze, nienależne opłacenie składek do ZUS-u musi zostać stwierdzone. Co do zasady stwierdzenie, że składki zostały nienależnie opłacone, odbywa się poprzez dokonanie korekty dokumentów rozliczeniowych, w których zostały wykazane opłacone składki. Składki są wykazywane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, a także w imiennych raportach miesięcznych ZUS RCA. Podstawą dokonania korekt dokumentacji rozliczeniowej może być stwierdzenie nieprawidłowości w tych dokumentach przez płatnika składek we własnym zakresie (z zastrzeżeniami wynikającymi z art. 41 ust. 6 u.s.u.s.), zawiadomienie o nieprawidłowościach przekazane płatnikowi składek przez ZUS, bądź też dokonanie korekt tej dokumentacji przez ZUS z urzędu. Powyższe wynika z uregulowań art. 41 ust. 6, art. 47 ust. 3 i art. 48b ust. 1 u.s.u.s. Jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w dokumentach rozliczeniowych, do dokonania takiej korekty zobowiązany jest z reguły płatnik składek (pracodawca), chyba że od opłacenia składek, rozliczonych w ZUS DRA i ZUS RCA, upłynęło już 5 lat.

Po drugie, płatnik składek musi złożyć do ZUS-u wniosku o zwrot tych składek. W niektórych sytuacjach wniosek taki będzie mógł złożyć następca prawny płatnika składek, a wyjątkowo nawet pracownik (ubezpieczony).

Po trzecie, aby zwrot składek był dopuszczalny, kwota nienależnie opłaconych składek musi przekraczać dziesięciokrotność kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji, wynoszącej aktualnie 16 zł. Wobec tego zwrot jest możliwy, jeżeli ich kwota przekroczy 160 zł. W tym miejscu warto przypomnieć, że zawiadomienie płatnika składek o kwocie nienależnie opłaconych składek stanow