Zmiany w fakturowaniu od 2026 r. Co dla przedsiębiorców szykuje KSeF?

W rozporządzeniu wykonawczym do nowelizacji ustawy o VAT w zakresie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) uregulowane zostaną m.in. szczegóły informatyczne (kody, certyfikaty). Musi się także pojawić oprogramowanie interfejsowe, a szczególnie jego „specyfikacja”. Na razie nie wiadomo, ile czasu przedsiębiorcom przyjdzie na te zmiany czekać, ale wiadomo już, że obok faktur tradycyjnych (papierowej lub elektronicznej), pojawią się także cztery nowe formy fakturowania.

Nowe faktury VAT od 2026 r.

W 2026 r. pojawią się cztery nowe formy faktur VAT:

• faktury ustrukturyzowane (art. 2 pkt. 31a ustawy o VAT),
• faktury elektroniczne fakultatywnie zastępujące te faktury w okresie, gdy wszystko będzie działać (art. 106nda i 106nha ustawy o VAT),
• faktury elektroniczne wystawiane w razie tzw. niedostępności KSeF-u (art. 106n ustawy o VAT),
• faktury elektroniczne wystawiane w trybie awaryjnym (art. 106n ustawy o VAT).

Faktury te będą obowiązkowo kodowane przez sprzedającego, w przypadku ich „udostępniania nabywcy poza KSeF”, co ważne, w przypadku faktur elektronicznych fakultatywnych, faktur elektronicznych wystawianych w razie niedostępności KSeF-u oraz faktur elektronicznych wystawianych w trybie awaryjnym, będą one zawierały aż dwa kody: jeden „służący do weryfikacji faktury” (co to znaczy?) i drugi do „weryfikacji certyfikatu” (po co?). Zatem każda z tych faktur zyskuje dwa byty prawne – „w KSeF” i „poza KSeF”.

Przedsiębiorców zaleje „morze faktur”?

Przedsiębiorcy, którzy bardziej szczegółowo interesują się nowymi przepisami, mogą się zastanawiać nad tym, że skoro istnieją dwa byty tych faktur, a zwłaszcza faktury ustrukturyzowanej, którą będzie można wielokrotnie „użyć poza KSeF”, to, czy obiektywnie może powstać dowolna liczba egzemplarzy każdego z tych dokumentów, które potencjalnie będą znane tysiącom podmiotów, a każdy z tych dokumentów będzie stanowił odrębną „fakturę” w rozumieniu tej ustawy – czyli oryginał?

Faktury VAT zostaną rozmnożone przez nowy system. Jakie skutki praktyczne wywoła takie rozmnożenie? W jaki sposób mogą to wykorzystać legalne i nielegalne podmioty „optymalizujące” ten podatek?

W praktyce refakturując koszty np. energii elektrycznej, dołącza się do tej faktury kopie dokumentu źródłowego (kopie, a nie oryginał). W nowym systemie nie będzie kopii faktury tylko jej „udostępnienie” (na prawach oryginału) i dokument ten („użyty poza KSeF”) będzie dostępny w sieci (z ko