Benefity pracownicze a składki ZUS – kiedy płaci pracodawca, a kiedy nie?

Nagrody jubileuszowe a składki ZUS

Przedsiębiorca zdecydował się na wypłatę nagród jubileuszowych pracownikom, którzy przepracowali w firmie co najmniej pięć lat. Zgodnie z regulaminem wynagradzania świadczenia tego typu mogą być przyznawane nie częściej niż raz na pięć lat.

Sytuacja skomplikowała się w przypadku kilku osób, które otrzymały wypowiedzenie umowy o pracę z przyczyn leżących po stronie pracodawcy. Do uzyskania kolejnej nagrody jubileuszowej brakowało im mniej niż 12 miesięcy. Pracodawca postanowił w takich przypadkach wypłacić nagrodę jeszcze przed rozwiązaniem stosunku pracy.

Powstaje jednak pytanie, czy od wypłaconych świadczeń należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia składkowego z 18 grudnia 1998 r., podstawy wymiaru składek nie stanowią nagrody jubileuszowe, o ile – zgodnie z zasadami przyznawania – przysługują pracownikom nie częściej niż co pięć lat. Dla zastosowania zwolnienia decydujące znaczenie mają przepisy obowiązujące u danego pracodawcy. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna ZUS z 3 października 2024 r. (DI/200000/43/863/2024).

W praktyce istnieją jednak wyjątki. ZUS w swoich indywidualnych interpretacjach wskazywał, że z oskładkowania zwolniona może być nagroda wypłacona pracownikowi, który odchodzi na emeryturę, rentę lub świadczenie przedemerytalne, jeśli do kolejnej nagrody (wynikającej z pięcioletniego stażu) brakuje mu mniej niż rok. Takie stanowisko zaprezentowano m.in. w interpretacji z 8 listopada 2024 r. (DI/200000/43/731/2024).

Jednocześnie ZUS w swoim poradniku „Zasady ustalania podstawy wymiaru składek pracowników” wyjaśnia wprost: jeśli pracodawca wypłaca nagrodę jubileuszową w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, a od ostatniego przyznania nie upłynęło pełnych pięć lat, to świadczenie to stanowi podstawę wymiaru składek zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i zdrowotne. W efekcie, w opisanej sytuacji, wypłacone nagrody jubileuszowe dla zwalnianych pracowników, mimo że były gestem ze strony pracodawcy, podlegają oskładkowaniu.

Karty żywieniowe dla pracowników a składki ZUS

Pracodawcy coraz częściej decydują się na wprowadzenie dodatkowych benefitów pozapłacowych. Jednym z popularnych rozwiązań są przedpłacone karty żywieniowe, doładowywane co miesiąc określoną kwotą. Pojawia się jednak pytanie: czy takie świadczenie należy objąć składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne?

Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego, podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia (bez prawa do ekwiwalentu) oraz wartość bonów, talonów, kuponów czy kart przedpłaconych, jeżeli uprawniają one do nabycia wyłącznie gotowych posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych, do wysokości 450 zł miesięcznie.

Interpretacje indywidualne ZUS potwierdzają, że jeśli środki zgromadzone na kartach mogą być przeznaczone jedynie na zakup posiłków i pracodawca zapewnia mechanizmy kontroli wydatków, to świadczenie do kwoty 450 zł miesięcznie jest zwolnione z oskładkowania. Przykładowo, takie stanowisko zaprezentowano w interpretacjach z 25 czerwca 2025 r. (DI/200000/43/597/2025) oraz 15 lipca 2025 r. (DI/100000/43/638/2025).

Co istotne, narzędzia weryfikacji mogą przyjąć różne formy, w tym m.in.:

1. opracowanie i stosowanie regulaminu korzystania z kart,
2. podpisanie przez pracowników oświadczeń o zapoznaniu się z zasadami i akceptacji kontroli sposobu użycia kart,
3. zobowiązanie wydawcy kart do udostępnienia pracodawcy uproszczonej historii transakcji.

W praktyce oznacza to, że planowane przez firmę doładowania kart żywieniowych w wysokości 400 zł miesięcznie, pod warunkiem, że karty pozwalają na zakup wyłącznie posiłków i pracodawca wdroży system weryfikacji, będą zwolnione z oskładkowania.

Dodatkowe świadczenie p