CSR czy koszty reprezentacyjne? – kiedy budowanie relacji staje się kosztem podatkowym?

Nie każdy wydatek może być kosztem uzyskania przychodów

Chcąc udzielić odpowiedzi na powyższe pytanie, w pierwszej kolejności należy przypomnieć, że w świetle art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 278, ze zm.) – dalej: u.p.d.o.p., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p.

W doktrynie przyjmuje się, że w celu uznania określonego wydatku za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu u.p.d.o.p., wydatek ten musi spełnić łącznie poniższe warunki:

1. wydatek został poniesiony przez podatnika (z jego majątku), a nie przez inną osobę;
2. poniesienie wydatku jest definitywne, czyli nie został on w żaden sposób zwrócony podatnikowi;
3. wydatek pozostaje w związku z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika;
4. wydatek został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, czy też może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów;
5. wydatek został właściwie udokumentowany, np. fakturą;
6. wydatek nie został wyszczególniony w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów, o którym mowa w art. 16 u.p.d.o.p.

W tym kontekście warto wspomnieć, że w myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 u.p.d.o.p. do kosztów uzyskania przychodów nie można wliczać kosztów reprezentacji, w tym zwłaszcza wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym także alkoholowych.

Czym są koszty reprezentacji?

Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) w wyroku z dnia 17 czerwca 2013 r. (sygn. akt II FSK 702/11, LEX) wydanym w składzie siedmiu sędziów wskazał, że „przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie niestanowiącymi kosztów – wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z tymi przychodami i racjonalności działania dla osiągnięcia tego przychodu”. Dlatego też NSA wskazał, że przez „reprezentację” w ujęciu art. 16