Kiedy pracodawcy należy się odszkodowanie od pracownika?

Odpowiedzialność materialna za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Najczęściej spotykaną formą odpowiedzialności jest odpowiedzialność materialna pracownika za szkodę powstałą w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków pracowniczych. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.) rozróżnia dwa rodzaje odpowiedzialności pracowników za szkodę wyrządzoną pracodawcy:

• odpowiedzialność materialna na zasadach ogólnych, obejmująca wszystkich pracowników (może dotyczyć szkody wyrządzonej z winy nieumyślnej lub z winy umyślnej),
• odpowiedzialność za mienie powierzone, związana z umową powierzenia mienia pracodawcy i obowiązkiem zwrotu lub rozliczenia się.

Odpowiedzialność pracownika na zasadach ogólnych

Aby pracodawca mógł skutecznie domagać się odszkodowania w ramach odpowiedzialności na zasadach ogólnych, muszą być spełnione poniższe przesłanki:

• naruszenie obowiązków pracowniczych,
• wina pracownika (umyślna lub nieumyślna),
• wyrządzenie szkody pracodawcy,
• związek przyczynowy między zawinionym naruszeniem obowiązków pracowniczych a szkodą.

Szkoda wyrządzona nieumyślnie

Jeżeli pracownik wyrządzi szkodę pracodawcy przez brak należytej staranności, to – zgodnie z art. 114–119 Kodeksu pracy – odpowiada w ograniczonym zakresie.

• Odszkodowanie obejmuje wyłącznie rzeczywistą stratę, a więc faktyczne zmniejszenie majątku poszkodowanego pracodawcy. W takiej sytuacji pracodawca nie może dochodzić utraconych korzyści.
• Wysokość odszkodowania ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, nie może ono jednak przekroczyć trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Szkoda wyrządzona umyślnie

W przypadku działania celowego (np. zniszczenie mienia, kradzież, fałszowanie dokumentów) pracownik odpowiada w pełnym zakresie. Nie obowiązuje wówczas limit trzech pensji – pracownik odpowiada za taką szkodę cały