Od widełek płacowych do raportów – nowe obowiązki firm w zakresie wynagrodzeń

Transparentność od rekrutacji – nowe obowiązki informacyjne

Z dniem 24 grudnia 2025 r. zaczną obowiązywać przepisy wynikające z ustawy z dnia 4 czerwca 2025 r. nowelizującej Kodeks pracy. Zgodnie z jej zapisami ogłoszenia o pracę będą musiały zawierać wysokość przewidywanego wynagrodzenia lub widełki płacowe – czyli minimalne i maksymalne wynagrodzenie oferowane na danym stanowisku. Alternatywnie, jeśli firma nie chce publikować widełek w ogłoszeniu, będzie musiała przekazać je kandydatowi jeszcze przed pierwszą rozmową kwalifikacyjną lub przed nawiązaniem stosunku pracy.

Co ważne – treść ogłoszeń o wakatach i nazwy stanowisk pracy będą musiały być neutralne pod względem płci.

Dyrektywa przyznaje pracownikom nowe prawo: możliwość uzyskania od pracodawcy informacji o własnym wynagrodzeniu oraz o średnich wynagrodzeniach w danej kategorii stanowisk, z podziałem na płeć. Pracodawca będzie miał maksymalnie dwa miesiące na udzielenie odpowiedzi i nie będzie mógł odmówić podania takich danych.

Dla działów personalnych oznacza to konieczność:

• uporządkowania polityki płacowej i opracowania siatek wynagrodzeń,
• przygotowania standardowych odpowiedzi i procedur na wnioski pracowników,
• zaktualizowania ogłoszeń o pracę i wzorów dokumentów rekrutacyjnych,
• dostosowania komunikacji z kandydatami – tak, aby temat wynagrodzenia nie był pomijany, lecz wprowadzany w sposób spójny i jawny.

Firmy, które już teraz zaczną porządkować procesy rekrutacyjne i kadrowe, będą miały znaczną przewagę – unikną nerwowych działań na ostatnią chwilę i zyskają w oczach kandydatów jako pracodawcy otwarci i uczciwi.

Raportowanie – czego dotyczy, kogo obejmuje

Nowe regulacje nakładają obowiązek raportowania różnic w wynagrodzeniach. Zgodnie z dyrektywą UE i projektowanymi zmianami w polskim prawie, obowiązek ten będzie zależał od liczby pracowników.

Terminy i częstotliwość raportowania:

• firmy zatrudniające co najmniej 250 osób – raportowanie co roku, począwszy od czerwca 2027 r.,
• firmy zatrudniające od 150 do 249 osób – raportowanie co trzy lata, również od czerwca 2027 r.,
• firmy zatrudniające od 100 do 149 osób – raportowanie co trzy lata, począwszy od czerwca 2031 r.

Dla mniejszych pracodawców (poniżej 100 osób) raportowanie nie będzie obowiązkowe, ale mogą je prowadzić dobrowolnie, co w przyszłości może stać się ważnym atutem wizerunkowym.

Zakres raportu obejmować będzie m.in. informacje o:

• luce płacowej między kobietami i mężczyznami – zarówno średnią, jak i medianę,
• luce płacowej w składnikach zmiennych wynagrodzeń (premie, dodatki),
• udziale kobiet i mężczyzn w poszczególnych kwartylach płacowych.

Jeżeli raport wykaże, że luka płacowa w danej kategorii przekracza 5%, i jeśli pracodawca nie uzasadni tej różnicy i jej nie zaradzi w ciągu sześciu miesięcy, to będzie on zobowiązany do przeprowadzenia wspólnej oceny wynagrodzeń wraz z przedstawicielami pracowników oraz do opracowania planu naprawczego.

Polskie przedsiębiorstwa będą musiały nie tylko analizować różnice płacowe, lecz także dzielić się nimi na zewnątrz. Wymaga to przygotowania narzędzi analitycznych i opracowania odpowiedniej strategii komunikacyjnej tak, by uniknąć kryzysów wizerunkowych.

Skorygowana luka płacowa – lepsze narzędzie analizy

Kiedy mówi się o luce płacowej, najczęściej