Zatrudniasz zdalnie osoby z niepełnosprawnością? Sprawdź, jak prowadzić dokumentację bez ryzyka

Ustal zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej ustala się w porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. Jeżeli w firmie taka organizacja nie działa – to zgodnie z art. 67²⁰ § 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.) – pracodawca przedstawia zasady pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Regulamin taki powinien zawierać następujące informacje:

• grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z pracą zdalną,
• zasady ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu,
• sposoby komunikacji między pracodawcą a pracownikiem,
• zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej,
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymogi w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
• zasady instalacji, użytkowania, inwentaryzacji i konserwacji narzędzi pracy.

Wskaż miejsce wykonywania pracy

Według art. 67¹⁸ § 1 Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i zaakceptowanym przez pracodawcę. Miejsce to musi zostać precyzyjnie określone w umowie o pracę lub w osobnym porozumieniu dotyczącym pracy zdalnej.

Ustal ryczałt za koszty pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek pokryć koszty pracy zdalnej ponoszone przez pracownika, w szczególności koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Może to zrobić poprzez bezpośredni zwrot poniesionych wydatków lub ustalenie miesięcznego ry