Czy za podpisanie się za inną osobę na dokumencie wewnętrznym spółki może grozić zwolnienie dyscyplinarne?

Kiedy pracodawca może zwolnić pracownika dyscyplinarnie?

Zwolnienie pracownika w trybie dyscyplinarnym, a więc bez wypowiedzenia z winy pracownika, jest nadzwyczajnym sposobem rozwiązania stosunku pracy i może być zastosowane wyłącznie w wyjątkowych sytuacjach. Przypadki, kiedy pracodawca może dokonać rozwiązania umowy o pracę w tym trybie, zostały określone w treści art. 52 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j.: Dz. U. z 2025 r., poz. 277, ze zm.) – dalej: k.p. Przepis ten przewiduje, że rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika jest dopuszczalne w przypadku:

1. ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych;
2. popełnienia przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę przestępstwa, które czyni niemożliwym dalsze zatrudnianie go na dotychczas zajmowanym stanowisku pracy, o ile przestępstwo jest oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem;
3. utraty przez pracownika uprawnień koniecznych do wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku pracy, jeżeli utrata wspomnianych uprawnień jest zawiniona przez pracownika.

Zwolnienie bez wypowiedzenia z winy pracownika trzeba uzasadnić

Pracodawca musi we właściwy sposób umotywować wręczone pracownikowi zwolnienia dyscyplinarnego, wskazując w uzasadnieniu tego zwolnienia podstawę rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika oraz zarzuty stawiane pracownikowi. Przyczyna uzasadniająca rozwiązanie umowy o pracę w tym trybie powinna być konkretna i rzeczywista, nie może być ona ogólna. Co istotne, pracodawca nie może doprecyzować podstawy zwolnienia dyscyplinarnego na etapie ewentualnego postępowania sądowego, tak więc to od uzasadnienia zwolnienia dyscyplinarnego, wskazanego w chwili dokonywania tej czynności, będzie zależała skuteczność dokonanej czynności.

Umowa o pracę może być rozwiązana w trybie dyscyplinarnym wyłącznie wtedy, gdy pracodawca dokona tej czynności nie później niż przed upływem jednego miesiąca od dnia uzyskania wiarygodnej informacji o zaistnieniu okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Zwolnienie dyscyplinarne musi być poprzedzone zasięgnięciem opinii zakładowej organizacji związkowej reprezentującej pracownika, jednakże nie jest ona wiążąca dla pracodawcy.

Jakie znaczenie ma charakter dokumentu, na którym pracownik podrobił podpis?

W celu udzielenia odpowiedzi na pytanie zadane na wstępie należy odwołać się do stanowiska Sądu Rejonowego Szczecin-Centrum w Szczecinie wyrażonego w orzeczeniu z dnia 3 czerwca 2025 r. (sygn. akt IX P 431/22, LEX nr 3880379). Sąd rozpatrywał sprawę pracownika – zatrudnionego na stanowisku starszego inspektora w zespole administracji, który m.in. rozwoził i dostarczał towar (materiały eksploatacyjne), sporządzał zlecenia i dokonywał niewielkich i nieskomplikowanych napraw (niewymagających specjalistycznych uprawnień) – zwolnionego dyscyplinarnie z powodu ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W myśl art. 100 § 2 pkt 4 k.p. pracownik bowiem musi przestrzegać regulaminu pracy i ustalonego w zakładzie porządku, a także dbać o dobro zakładu pracy.

W dni, gdy powód zajmował się zaopatrzeniem, otrzymywał wydruk ilościowy, obejmujący spis materiałów przygotowanych do załadunku. Z dokumentu wynikało, ile materiałów i do kogo miał dostarczyć. Były to dokumenty wewnętrzne oddziału spółki, na których podstawie wystawiano zewnętrzne dokumenty rozchodowe. Dostawa materiał