Cyfrowe formularze, papierowe problemy. Raportowanie w polskich firmach

Sprawozdawcza rzeczywistość

Obowiązek sprawozdawczości w polskich firmach polega na regularnym przygotowywaniu i przekazywaniu określonych dokumentów finansowych oraz informacji do odpowiednich instytucji, takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Urząd Skarbowy (US) czy Główny Urząd Statystyczny (GUS). Najczęściej dotyczy to sprawozdania finansowego, które musi zawierać m.in. bilans, rachunek zysków i strat oraz informację dodatkową. Sprawozdanie musi być sporządzone zgodnie z ustawą o rachunkowości i zatwierdzone przez odpowiedni organ firmy, np. zarząd lub zgromadzenie wspólników. Podmioty wpisane do KRS mają obowiązek złożenia sprawozdania finansowego w terminie do 15 dni od jego zatwierdzenia. Niewywiązanie się z obowiązku sprawozdawczości grozi sankcjami finansowymi lub odpowiedzialnością karną. Pozyskane w ten sposób informacje odgrywają istotną rolę zarówno w monitorowaniu kondycji gospodarki, jak i w weryfikacji zgodności prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami. Nie zmienia to jednak faktu, że skala tych obowiązków w Polsce stanowi dla wielu firm poważne obciążenie. Jak bardzo ten wymóg ciąży polskim przedsiębiorcom sprawdził Grant Thortnton w swoim autorskim „Badaniu obowiązku sprawozdawczego przedsiębiorstw wobec instytucji publicznych w Polsce” opublikowanym w lipcu 2025 roku.

Osoby przeprowadzające badanie przeanalizowały następujące instytucje publiczne: Narodowy Bank Polski, urzędy skarbowe, Główny Urząd Statystyczny, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Wybrano te instytucje, ponieważ w powszechnej opinii pracodawców są postrzegane jako instytucje, które wymagają największej liczby obowiązków sprawozdawczych.

Analiza została przeprowadzona pod kątem:

1. specyfiki funkcjonowania poszczególnych urzędów,
2. podmiotów objętych obowiązkiem sprawozdawczym,
3. częstotliwości przesyłania formularzy,
4. formy składanych deklaracji.

Raport Grant Thornton pokazuje, że polskie firmy muszą zmierzyć się z aż 324 różnymi formularzami sprawozdawczymi, pochodzącymi od pięciu instytucji publicznych: GUS, urzędów skarbowych, NBP, ZUS i PFRON. Najwięcej dokumentów wymaga Główny Urząd Statystyczny oraz urzędy skarbowe. Każda z tych instytucji udostępnia przedsiębiorcom ponad 100 różnych formularzy, co razem stanowi około 85% wszystkich analizowanych deklaracji. Dla porównania, Zakład Ubezpieczeń Społecznych oferuje jedynie 6 formularzy, ale to nie oznacza, że obciążenie jest mniejsze. ZUS wymaga bowiem ich składania regularnie, z czego aż dwie trzecie z nich trzeba przesyłać co miesiąc, podczas gdy wiele deklaracji podatkowych jest wymaganych tylko raz w roku. Formularze te są często wielostronicowe i obszerne, co dodatkowo zwiększa czas i wysiłek potrzebny do ich wypełnienia. Analiza pokazuje więc, że nie