Nowelizacja Kodeksu pracy: mniej formalności, większa elastyczność

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji (RCL) opublikowano projekt ustawy zmieniającej Kodeks pracy oraz ustawę o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Celem proponowanych zmian jest uproszczenie obowiązujących przepisów, ograniczenie zbędnych formalności oraz zwiększenie spójności systemu prawa pracy. Projekt zakłada również lepsze dostosowanie regulacji do potrzeb zarówno pracowników jak i pracodawców. Inicjatywa ta stanowi realizację postulatów deregulacyjnych opracowanych przez Rządowy Zespół do spraw Deregulacji, powołany przez Radę Ministrów w marcu 2025 roku.

Uproszczenie zasad wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

Obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy przewidują, że roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy powstaje z dniem rozwiązania umowy o pracę. W praktyce oznacza to konieczność sporządzania przez pracodawców dodatkowych list płac i realizowania przelewów poza standardowym, comiesięcznym cyklem wynagrodzeń. Co więcej, wymóg ustalenia wysokości ekwiwalentu jeszcze przed zakończeniem stosunku pracy może prowadzić do błędów obliczeniowych z powodu braku kompletnych danych. Projektowane zmiany przewidują, że ekwiwalent za niewykorzystany urlop będzie wypłacany w tym samym terminie co ostatnie wynagrodzenie, a więc zgodnie z regularnym cyklem płacowym. Wprowadzenie takiego rozwiązania przyniesie szereg korzyści:

1. uprości rozliczenia związane z zakończeniem stosunku pracy,
2. zminimalizuje ryzyko błędów wynikających z niepełnych danych kadrowych w dniu rozwiązania umowy,
3. zmniejszy prawdopodobieństwo naruszenia przepisów i sankcji ze strony Państwowej Inspekcji Pracy,
4. odciąży działy kadrowo-płacowe, szczególnie w firmach z wysokim poziomem rotacji pracowników.

Nowe przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości oraz efektywności w zakresie obowiązków pracodawców związanych z rozliczeniem urlopu.

Ostatnie propozycje zmian w przepisach dotyczących ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, zawarte w rządowym projekcie nowelizacji kodeksu pracy, wprowadzają istotne udogodnienia dla pracodawców. Dzięki nim wypłata ekwiwalentu ma zostać zharmonizowana z terminem wypłaty ostatniego wynagrodzenia.

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem przepisów, ekwiwalent za urlop staje się wymagalny z dniem rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. W praktyce oznacza to, że pracodawca musi przeprowadzić osobne rozliczenie, poza standardowym cyklem płac, co nie tylko generuje dodatkowe obowiązki administracyjne, ale również prowadzi do ryzyka błędów, zwłaszcza, gdy końcowa wypłata następuje przed dostępem do pełnych danych kadrowych.

W ramach deregulacyjnego pakietu, pracodawca zyska możliwość uregulowania ekwiwalentu za urlop w terminie wypłaty ostatniego wynagrodzenia, zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Oznacza to, że jeśli termin płatności pensji przypada np. na 10. dzień miesiąca, to ekwiwalent za niewykorzystany urlop może być wypłacony tego samego dnia, także po zakończeniu zatrudnienia.

Nowe zmiany wprowadzą:

1. uproszczenie procesu rozliczeń – brak konieczności generowania odrębnych list płac dla ekwiwalentu;
2. mniejsze ryzyko błędów obliczeniowych – dostęp do pełnych danych przed ostatecznym rozliczeniem;
3. lepszą ochronę pracodawcy – w razie przejścia pracownika na L4 tuż po zakończeniu umowy, eliminowana jest konieczność dodatkowych wypłat i ryzyko nadpłat;
4. odpowiedzialne podejście Państwowej Inspekcji Pracy – jasne terminy zmniejszają ryzyko naruszeń przepisów;
5. odciążenie działów HR i płac – szczegó