Czy od 2026 r. zmienią się zasady prowadzenia pkpir? Tego chce resort finansów

Zgodnie z art. 24a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.: Dz. U. z 2025 r. poz. 163, ze zm.) – dalej: u.p.d.o.f., obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir) spoczywa na osobach fizycznych, przedsiębiorstwach w spadku, spółkach cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstw w spadku, spółkach jawnych osób fizycznych oraz spółkach partnerskich, wykonujących działalność gospodarczą. Jeżeli jednak wskazane powyżej podmioty za poprzedni rok podatkowy osiągną przychody, w rozumieniu art. 14, wyniosły w walucie polskiej co najmniej równowartość kwoty określonej w euro w przepisach o rachunkowości.

Oprócz tego do prowadzenia pkpir zobligowane są także osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej (o ile zgłosiły zamiar prowadzenia pkpir). Dodatkowo, pkpir muszą prowadzić duchowni, którzy zrzekli się opłacania podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) w formie zryczałtowanej.

Jednocześnie ustawodawca zwolnił z obowiązku prowadzenia pkpir następujące osoby:

• opłacające PIT w formach zryczałtowanych;
• wykonujące wyłącznie usługi przewozu osób i towarów taborem konnym;
• adwokatów wykonujących zawód wyłącznie w zespole adwokackim;
• dokonujące odpłatnego zbycia składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej prowadzonej samodzielnie, albo odpłatnego zbycia składników majątku otrzymanych w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, wystąpieniem z takiej spółki lub zmniejszeniem udziału kapitałowego w takiej spółce.

Wspomniana pkpir powinna być prowadzona w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy. Co więcej, pkpir powinna uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.

Do końca 2025 r. sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pkpir), w tym szczegółowy zakres obowiązków związanych z prowadzeniem tej księgi, w celu umożliwienia jej wykorzystania jako dowodu pozwalającego na określenie zobowiązań podatkowych w prawidłowej wysokości, określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r., poz. 2544, ze zm.). Podstawą prawną do wydania tego rozporządzenia jest przepis art. 24a ust. 7 u.p.d.o.f.

Terminowe obowiązywanie powyższego przepisu wynika z przepisów art. 1 pkt 39 lit. c ustawy z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r., poz. 2105, ze zm.) w zw. z § 32 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 20 czerwca 2002 r. w sprawie „Zasad techniki prawodawczej” (t.j.: Dz. U. z 2016 r., poz. 283), co spowodowane jest zmianą treści art. 24a ust. 7 u.p.d.o.f.

Dlatego też 25 marca bieżącego roku na stronie internetowej RCL (Rządowego Centrum Legislacji) opublikowany został projekt rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Projektowane rozporządzenie przewiduje wprowadzenie wielu istotnych zmian w zakresie prowadzenia pkpir. Po pierwsze zmieni się sposób prowadzenia pkpir. Aktualnie księga ta może być prowadzona zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, przy użyciu odpowiednich programów komputerowych. Niemniej jednak na podstawie nowego rozporządzenia księga ta co do zasady powinna być prowadzona w formie elektronicznej z wykorzystaniem programów komputerowych, chyba że odrębne przepisy będą pozwalały na prowadzenie księgi w inny sposób. Obowiązek ten nie obejmie jednak osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia, zawartych na podstawie odrębnych przepisów, a także duchownych, którzy zrzekli się opłacania zryczałtowanego PIT. Określenie dodatkowych kategorii osób zwolnionych z obowiązku prowadzenia oraz przesyłania pkpir w formie elektronicznej będzie mogło nastąpić, w drodze rozporządzenia wydanego przez ministra właściwego do spraw finansów.

Na mocy obowiązującego rozporządzenia w sprawie pkpir, księgę tę w formie uproszczonej muszą prowadzić rolnicy, którzy prowadzą gospodarstwo rolne i nie zatrudniają w nim:

• pracowników,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych,
• pracowników rolnych,

– ale wykonują działalność gospodarczą, osobiście lub z udziałem członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, a przychód z tej działalności łącznie nie przekracza 10 000 zł w roku podatkowym. Po przekroczeniu tego limitu rolnicy muszą prowadzić pkpir.

Analizowany projekt nowego rozporządzenia w sprawie pkpir przewiduje jednak likwidację wskazanej preferencji dla rolników. Resort finansów wskazuje bowiem, że kwestia tej preferencji nie została przekazana do uregulowania na podstawie nowego rozporządzenia. Z tych samych względów, projekt rozporządzenia likwiduje prawo do zwolnienia z obowiązku prowadzenia tej księgi określonych podatników, ze względu na szczególnie okoliczności, w tym rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności gospodarczej, jak również wiek lub stan zdrowia danego podatnika. W aktualnym stanie prawnym na mocy § 4 rozporządzenia z dnia 23 grudnia 2019 r., skorzystanie z tego zwolnienia wymaga złożenia wniosku przez podatnika co najmniej na 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca, od którego przepisy rozporządzenia miałyby nie być stosowane, a w razie rozpoczęcia wykonywania działalności lub powstania obowiązku prowadzenia księgi w ciągu roku podatkowego – w termini