Czy pracodawca może zakupić ze środków ZFRON dostęp do programu księgowego w wersji standardowej? Ważny wyrok WSA

W celu udzielenia odpowiedzi na powyższe pytanie warto odwołać się do stanowiska wyrażonego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 5 lutego 2025 r. (sygn. akt I SA/Łd 747/24, LEX nr 3833716). WSA rozpatrywał sprawę pracodawcy zatrudniającego niepełnosprawną pracownicę (z niepełnosprawnością ruchową) na stanowisku specjalisty ds. płac. Przedsiębiorca wystąpił do organu podatkowego o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis w związku z dokonaniem ze środków ZFRON wydatku na zakup dostępu do oprogramowania informatycznego SYSTEMU OBSŁUGI ROZLICZEŃ EXPERT – RYCZAŁT POWYŻEJ 50 PRACOWNIKÓW – ABONAMENT ROCZNY ORAZ AKTUALIZACJĘ I MODUŁ KOREKTY. Przedsiębiorca chciał dokonać tego wydatku na podstawie § 2 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych (t.j.: Dz. U. z 2022 r., poz. 1145, ze zm.). W świetle tego uregulowania pracodawca może sfinansować ze środków ZFRON wydatki poniesione na wyposażenie stanowiska pracy oraz przystosowanie jego otoczenia do potrzeb osób niepełnosprawnych, w tym przede wszystkim na wyposażenie i dostosowanie pomieszczeń zakładu pracy. Pracodawca twierdził, że oprogramowanie to będzie służyć wyłącznie niepełnosprawnej pracownicy. Przedsiębiorca zwrócił uwagę, że ze względu na schorzenia kręgosłupa zakupiony program spełni oczekiwania osoby z niepełnosprawnością, a zautomatyzowanie wykonywania obowiązków pracowniczych zapewni niepełnosprawnej pracownicy komfort pracy. Brak tego systemu spowoduje, że pracownica będzie musiała wykonywać pracę ręcznie, co znacznie wydłuży czas realizacji zadań pracowniczych, a także przyczyni się do większego obciążenia kręgosłupa pracownicy. Wobec tego zakupione oprogramowanie wpłynie pozytywnie na zwiększenie wydajności i jakości wykonywanej przez nią pracy.

W związku z powyższym pracodawca wystąpił do Naczelnika Urzędu Skarbowego w Łodzi z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis. Jednakże organ podatkowy odmówił wydania tego zaświadczenia. W tym miejscu warto przypomnieć, że w myśl przepisów rozporządzenia w sprawie ZFRON, w celu uzyskania zaświadczenia o pomocy de minimis, pracodawca powinien przedstawić organowi podatkowemu informację o dokonaniu wydatku ze środków ZFRON w ciągu 30 dni od dnia jego dokonania. Co istotne, wraz z wnioskiem o wydanie zaświadczenia o pomocy de minimis przedsiębiorca musi przedstawić organowi wydającemu to zaświadczenie:

1. uzyskane zaświadczenia o pomocy de minimis oraz pomocy de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie otrzymanej w okresie trzech lat albo oświadczenie o wielkości tej pomocy otrzymanej w tym okresie, albo oświadczenie o nieskorzystaniu z tej pomocy w tym okresie;
2. informacje o każdej pomocy innej niż de minimis, jaką pracodawca otrzymał w odniesieniu do tych samych kosztów kwalifikujących się oraz na dany projekt inwestycyjny, z którym związana jest pomoc de minimis.

Niemniej jednak ustawodawca przewidział, że udzielenie pomocy de minimis jest niedopuszczalne, gdy pracodawca otrzymał pomoc inną niż de minimis w stosunku do tych samych kosztów kwalifikujących się do objęcia pomocą de minimis lub tego samego projektu inwestycyjnego, a łączna kwota pomocy doprowadziłaby do przekroczenia dopuszczalnej intensywności pomocy określonej w przepisach mających zastosowanie przy udzielaniu pomocy publicznej innej niż de minimis.

Przedsiębiorca złożył zażalenie od decyzji Naczelnika US do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej (DIAS), który stwierdził, że przedsiębiorca udokumentował poniesienie wskazanego wydatku ze środków ZFRON. Jednocześnie organ odwoławczy uznał, że rzeczywistą podstawą poniesienia wydatku na zakup dostępu do oprogramowania informatycznego systemu obsługi rozliczeń księgowych jest § 2 ust. 1 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie ZFRON. Ten przepis umożliwia przeznaczenie środków ZFRON na sfinansowanie zakupu, modernizacji, bądź remontu maszyn i urządzeń w ramach wyposażenia stanowiska pracy oraz przystosowania jego otoczenia do potrzeb osób niepełnosprawnych. To z kolei pociąga ze sobą konieczność dostosowania wyposażenia takiego stanowiska pracy do indywidualnych potrzeb niepełnosprawnej pracownicy wynikających z jej niepełnosprawności, celem zmniejszenia ograniczeń zawodowych.

DIA